Invitació digital per a esdeveniment corporatiu: quant costa

Tens 150 noms en un full de càlcul, una data tancada i una sala reservada a Hamburg. A la reunió de dilluns algú pregunta quant costa una invitació digital per a un esdeveniment corporatiu a Hamburg, i la resposta no és un número rodó: depèn de tres o quatre partides que es poden comptar una per una. La part bona és que una invitació digital la pots crear i enviar avui mateix des del catàleg, sense esperar que arribi cap pressupost.

Aquí tens les partides que decideixen el preu, la compte dels 150 convidats i què entra exactament als 29,99 EUR. Amb números clars i sense fum.

Quant costa una invitació digital per a un esdeveniment corporatiu a Hamburg

El preu no surt del nombre de convidats. Surt de la feina que hi ha darrere de cada enviament i de cada resposta. Amb 150 persones, el que pesa és el disseny i el muntatge, la logística de fer arribar el missatge i la feina de tenir les confirmacions en ordre.

• Disseny i muntatge: si l'event és en una sala de l'HafenCity o en una nau del Speicherstadt, el context demana més hores d'ajustar textos, fotos i tipografia. Això és el que factura una agència.
• Enviament: amb paper, 150 assistents són impremta, sobres, segells i una llista de direccions que algú ha d'omplir a mà. Amb un enllaç, el mateix enviament es repeteix les vegades que calgui.
• Respostes: cada confirmació que arriba solta per correu o WhatsApp i s'apunta en un full és temps d'algú de l'equip, encara que no surti a cap factura.
• Canvis d'última hora: una hora o una sala que es mou dues setmanes abans. Amb paper vol dir reimprimir o avisar persona per persona.

150 convidats: la compte que gairebé ningú fa

La feina real no és imprimir. És perseguir confirmacions una per una i quadrar el número final de cadires amb el càtering. Amb 150 convidats de diverses seus, el mateix missatge ha d'arribar igual a l'oficina de Berlín i al proveïdor de Hamburg: un enllaç per correu o un QR a la pantalla del rebedor ho resol.

Abans de publicar, tingues a mà cinc coses: la data, l'hora exacta i l'adreça completa amb el mapa; el número real de persones per seu; qui de l'equip gestiona les confirmacions i en quin termini; el codi de vestimenta tal com el vols llegir; i dues o tres fotos del lloc. Un canvi d'hora o de sala dues setmanes abans no obliga a reimprimir res: l'invitat obre la versió actualitzada.

Amb 150 convidats, el que encareix l'event no és el paper: és el temps de perseguir confirmacions i tornar a avisar quan canvia la sala.

Què entra als 29,99 EUR (i què no)

Pago únic per invitació, sense subscripció: no hi ha quota mensual ni cost extra pel nombre de convidats. Inclou una pàgina web pròpia de l'event amb fins a 6 fotos, música, preguntes de confirmació configurables i edició posterior amb el mateix enllaç. No inclou impressió ni enviament: és 100% digital. Si algú del comitè vol una còpia en paper per arxiu, la combinació sensata és enllaç per a tothom i unes quantes còpies impreses. Amb aquestes partides sobre la taula, la decisió és més fàcil: comença provant el disseny gratis i publica quan el comitè doni el vistiplau.