Invitació digital: preu per a un congrés de 300 assistents

Són les nou del matí i a la taula d'acreditació hi ha tres persones buscant un cognom en un full imprès mentre la cua espera dreta. Aquell congrés de 300 assistents no s'ho juga en el disseny: s'ho juga en cada credencial que ningú va cobrar i en cada confirmació copiada a mà. La invitació digital per a un congrés de 300 assistents es pot crear i enviar avui mateix des del catàleg, i el preu es pot mirar abans de decidir res.

Aquí tens què costa, què inclou i què no fa. Amb números que es poden comprovar i sense funcions que no existeixen.

La credencial que ningú va cobrar costa més que el disseny

Fes la compte de la taula d'acreditació: 300 assistents, 300 credencials i un llistat que algú actualitza a mà el mateix matí, amb la cua esperant dreta. El pressupost de papereria se'n va al dossier i a la targeta impresa; canviar la sala B per la sala A a última hora vol dir reimprimir 300 unitats o repartir fulls solts.

• Cada confirmació que arriba per WhatsApp i s'enganxa a un full de càlcul és un error esperant a la porta: un cognom mal escrit, un duplicat, algú que es queda fora de la llista.
• Si la seu canvia, les targetes ja repartides no es poden recollir. O reimprimeixes o expliques el canvi a 300 persones una per una.
• Els fulls solts a l'entrada no donen cap traçabilitat: a la tarda ningú sap del cert qui ha vingut i qui no.
• Cada hora que algú dedica a perseguir respostes és una hora que no dedica a la sala, els ponents o el cafè.

Quant costa una invitació digital per a 300 assistents

A Send The Joy la invitació digital costa 29,99 EUR per invitació, amb pagament únic i sense subscripció. Repartit entre 300 assistents són uns deu cèntims per persona, no una quota que es renova cada mes. No hi ha tarifa per assistent ni per enviament: el mateix enllaç es comparteix amb els 300 en un correu intern, al grup de l'organització o amb un QR projectat a la pantalla de la sala.

Abans de pagar pots provar el disseny en mode prova i editar la portada; en comprar es desbloquegen totes les escenes de la invitació, no només la primera. Les confirmacions arriben dins de la mateixa invitació, en una llista ordenada, i les preguntes del formulari es configuren segons el que necessitis saber. El que no fa: no recull al·lèrgies ni menús, no assigna taules i no escaneja entrades. Això es gestiona amb una altra eina.

Per què les invitacions digitals encaixen en un congrés de 300

És una pàgina web pròpia de l'esdeveniment, no un PDF ni una imatge: s'obre des del mòbil, la tauleta o l'ordinador de l'assistent sense instal·lar cap app. Es comparteix amb un enllaç, un QR o un missatge, i el contingut es pot configurar en català, castellà, anglès, francès, italià, portuguès o alemany si esperes assistents internacionals. Si una part dels 300 vol paper, la combinació sensata és enllaç per a tothom i unes quantes còpies impreses per al comitè o per als ponents que les guardaran.

Una invitació digital no fa desaparèixer la feina d'organitzar un congrés: fa que tota la feina quedi en un sol lloc i no en tres llistes.

Canviar la hora o la seu sense reenviar 300 missatges

Si el congrés passa de l'auditori a la sala plenària, edites el lloc i el mapa i l'enllaç segueix sent el mateix: els 300 convidats veuen la versió actualitzada sense rebre un segon correu. Canviar l'hora, el codi de vestimenta o la frase de portada no obliga a reimprimir ni a tornar a enviar res, i pots substituir una foto o marcar-ne una altra com a portada després de l'enviament. Compta què et costaria fer això amb 300 targetes ja repartides i mira el preu de la invitació digital amb el número a la mà: si et quadra, crea la portada del teu congrés avui i comparteix l'enllaç amb tothom.