Invitació digital: preu per a un event de 300 assistents

Són les nou del matí d'un dimarts, a la recepció d'una empresa, i hi ha cua. Algú repassa un full imprès buscant el seu cognom, una altra diu que va confirmar fa tres setmanes i que no apareix enlloc, i la persona de la taula truca a un mòbil que no contesta. Falten deu minuts per començar i encara no sabeu quants seuran. Si has demanat pressupostos per a una invitació digital per a un event corporatiu de 300 assistents, aquesta escena és la que et dona la clau del preu. I sí: les invitacions digitals del catàleg es poden crear, personalitzar i enviar avui mateix.

Amb 300 persones, el disseny no és el problema. El problema és la gestió: qui entra, qui ha confirmat, qui ha canviat de correu i qui arriba amb un acompanyant que no era a la llista. La mateixa peça val per a 30 i per a 300; la factura, no. Abans de mirar xifres, separa les tres coses que estàs comprant.

Quant costa una invitació digital per a 300 assistents: tres línies, no un total

Un pressupost per a un event d'aquesta mida es pot desglossar, i demanar-ho no és desconfiança. La peça (el disseny) es tanca un cop. La plataforma (enviament de l'enllaç i recollida de respostes) sol anar per event o per any. L'operació (acreditacions, recordatoris fets a mà, incidències del dia) creix amb cada nom de la llista. Si reps un únic total, no saps què pagues ni què pots treure de la proposta.

• Demana el pressupost en tres línies: peça, plataforma i operació (accessos, recordatoris, incidències).
• Pregunta quants punts d'accés o usuaris entren al control d'entrada i quant costa cada un.
• Aclareix si l'enllaç caduca el dia de l'event o queda viu per a consultes posteriors.
• Decideix qui persegueix les 300 confirmacions: el proveïdor amb hores facturades o tu amb WhatsApp.

Els accessos i les confirmacions encareixen la factura, no el disseny

Acreditar 300 persones en una porta un dimarts a les nou del matí demana personal, credencials i una llista fiable. Això no va dins del disseny: es cobra a part i és la línia que més mou el total. Si el teu event no necessita acreditació —una presentació de producte, un sopar de plantilla, una jornada interna—, digues-ho des del primer correu. Treure aquest mòdul de la proposta canvia el número més que canviar la tipografia.

Les confirmacions són l'altra part. Perseguir 300 respostes per WhatsApp són hores d'algú. Si el proveïdor les inclou, les repercuteix a la factura; si no, les pagues tu en temps. Un formulari de confirmació dins de la mateixa invitació, amb les respostes ordenades en una llista, t'estalvia el full de càlcul i el «tu vas confirmar?» tres dies abans.

On encaixa una invitació digital de 29,99 EUR en un event de 300

És una pàgina web pròpia de l'event: es comparteix amb un enllaç, un QR o un missatge, i l'invitat respon des del mòbil sense instal·lar res. Si canvia l'hora, la seu, el mapa o el codi de vestimenta, no has de reenviar res: l'enllaç és el mateix i tothom veu la versió actualitzada. El contingut es pot configurar en set idiomes, útil si a la llista hi ha delegacions de Lisboa i de Milà. El que no fa, i és just dir-ho: control d'accés, escaneig d'entrades ni recordatoris automàtics. Això es contracta a part, i saber-ho abans és el que evita ensurts a l'última setmana.

Amb 300 assistents, el disseny el pagues una vegada; la logística la pagues cada cop que sona el telèfon.

Per on començar amb 300 noms i poc marge

Abans d'acceptar un pressupost de cinc xifres, separa disseny d'operació i posa els números damunt la taula. Amb 300 assistents, una invitació digital de 29,99 EUR cobreix el que és la invitació: l'enllaç, el formulari de confirmació i els canvis d'última hora. Els accessos i els recordatoris, si els necessites, van a part. Prova un disseny gratis, edita la portada i decideix amb el número davant.