Invitació digital: pressupost d'un esdeveniment corporatiu

Dimarts a la tarda, algú de l'equip obre el full de càlcul de l'esdeveniment i veu tres línies que no havia previst: impressió, sobres i segells. El pressupost d'un esdeveniment corporatiu no sol fallar pel càtering, falla per l'enviament. Amb una invitació digital passa una altra cosa: tries un disseny del catàleg, el personalitzes al navegador i el pots enviar avui mateix amb un enllaç, un QR o un missatge.

No es tracta de fer una invitació més bonica. Es tracta de saber quines partides pagues i quines poden desaparèixer del full sense que ningú trobi a faltar res.

El sobre es menja el pressupost abans que el disseny

Amb paper, la factura arriba per trams i cap d'ells surt el dia que aproves els números. Primer el disseny, després la impremta, després l'enviament. I l'enviament és la part que més creix: sobre rígid, franqueig i, si una adreça està mal escrita, el mateix enviament pagat dues vegades.

• Impressió, sobres i segells: proveïdors diferents i factures que arriben després d'aprovar el pressupost.
• Enviament físic: sobre rígid i franqueig. Una adreça mal escrita vol dir pagar el mateix enviament dues vegades.
• Reimpressions per una errata a la data o un canvi d'hora.
• Hores internes de seguiment: algú ha de trucar i escriure a qui no contesta.

Quant costa una invitació digital per a un esdeveniment corporatiu

29,99 EUR per invitació, pagament únic i sense subscripció. El número entra al pressupost i no es mou quan canvia la llista de convidats: no hi ha impremta, ni sobres, ni franqueig que sumar. Un enllaç, un QR o un missatge fan la feina que abans feien el sobre i el segell.

Abans de pagar pots provar el disseny gratis: en mode prova edites la portada i veus com queda. Quan compres es desbloquegen totes les escenes de la invitació. Ho fas a l'editor del navegador, sense instal·lar res: rètol, noms, data, frase i lloc, amb comptador de caràcters i vista prèvia al moment. També hi pots posar fins a 6 fotos teves, que s'encaixen soles al marc, i música. I si després de publicar has de canviar l'hora, el lloc, el mapa o el codi de vestimenta, edites i l'enllaç continua sent el mateix: ningú no ha de reimprimir res.

Què revisar abans d'aprovar el pressupost

Tres preguntes que estalvien discussió. Primera: el preu és per invitació o per enviament? Amb paper, cada convidat nou afegeix sobre i segell; amb una invitació digital, el cost queda tancat des del principi. Segona: quantes hores internes hi haurà? Algú ha de maquetar, imprimir etiquetes, enganxar segells i trucar a qui no contesta, i aquestes hores no surten en cap factura. Tercera: les confirmacions arriben soles o hi ha qui les persegueix? Aquí les respostes cauen dins de la mateixa invitació, en una llista ordenada, i les preguntes del formulari es configuren. Si hi ha filials o convidats internacionals, la web està en 7 idiomes i el contingut de la invitació també es pot configurar per idioma.

Quan l'enviament deixa d'existir, al pressupost només hi queden les partides que aporten alguna cosa.

Per què una invitació digital encaixa en un esdeveniment corporatiu

Els convidats obren l'enllaç a qualsevol navegador, sense instal·lar cap app, i confirmen des del mòbil: menys fricció per a qui ha de respondre. Les respostes arriben dins de la invitació, en una llista ordenada, i deixes de reconstruir l'assistència amb captures de WhatsApp. Amb el pressupost clar, l'últim pas és petit: crea la teva invitació digital al catàleg i publica-la amb un botó.