Pressupost d'invitació digital per a un congrés de 500

Queden deu dies per al congrés i a la taula de secretaria hi ha una pila de sobres amb invitacions impreses, un full de càlcul amb 500 noms i tres fils de WhatsApp oberts per àrea. Algú pregunta quant costarà enviar-ho a tothom. La resposta és senzilla: amb una invitació digital ho tens llest avui mateix, des del catàleg, per 29,99 EUR i sense imprimir res.

El problema no és el disseny. El problema és el pressupost que ningú ha comptat: còpies de reserva, enviaments a adreces de feina, hores de secretaria perseguint confirmacions. Aquí tens les partides reals d'un congrés corporatiu de 500 i com canvia el compte quan la invitació és digital.

Les partides que s'obliden en un congrés corporatiu de 500

Quan demanes pressupost per a un congrés corporatiu de 500, gairebé ningú compta el paper que es llença. Es compta el càtering, l'escenari, els ponents. Però la invitació juga una altra lliga.

• Comptes còpies, no assistents: 500 targetes impreses més sobres, més la vintena de reserva 'per si de cas' que es paga i gairebé no s'utilitza.
• Suma l'enviament u a u a adreces d'empresa: moltes acaben a recepció, en un calaix o al correu intern d'una altra persona.
• Afegeix les hores de secretaria: escriure a qui no ha confirmat, amb un full de càlcul obert al costat i un fil de WhatsApp per cada àrea.
• I les reimpressions: cada canvi d'hora, de seu o de codi de vestimenta és una nova tirada que es paga sencera.

Quant costa una invitació digital: 29,99 EUR per a un congrés de 500

Una invitació digital de Send The Joy és 29,99 EUR, pagament únic i sense subscripció. La mateixa pàgina es comparteix amb els 500 assistents amb un enllaç, un QR o un missatge. Els convidats no instal·len cap app: obren l'enllaç al navegador del mòbil i confirmen des d'allà, a la taula del despatx o al taxi.

El contingut es pot configurar per idioma i la web és en 7 idiomes (català, castellà, anglès, francès, italià, portuguès i alemany). Això es nota quan al congrés ve gent de fora. Les confirmacions arriben dins la mateixa invitació, en una llista ordenada, i les preguntes del formulari es poden configurar. Ningú no ha de muntar un Excel a mà ni perseguir respostes per WhatsApp la setmana de l'event.

Què li passa al pressupost quan el congrés es mou

Canvia l'hora d'una ponència o la seu. En paper, això és reimprimir i tornar a enviar. Amb la invitació digital, edites i tothom veu la versió actualitzada amb el mateix enllaç. No cal reenviar res ni imprimir de nou.

Cada reimpressió de paper es paga sencera una altra vegada. Una edició després de publicar no afegeix cap línia nova al pressupost. I la partida d'enviaments pendents desapareix: on abans hi havia cinquanta correus de seguiment, ara hi ha una sola línia.

El pressupost d'una invitació digital no té partides que es paguen dues vegades.

Què no fan les invitacions digitals (i com cobrir-ho)

No imprimeixen ni envien paper. Si direcció vol alguna cosa a la mà, el més sensat és l'enllaç per als 500 i unes poques còpies impreses per fora per a qui les vulgui guardar. Els teus convidats necessiten un mòbil, una tauleta o un ordinador amb connexió; a la taula d'acreditació val la pena tenir previst un dispositiu amb xarxa. I el formulari de confirmació no recull al·lèrgies, menús ni transport: si el càtering o els trasllats els demanen, resol-los amb un formulari a part.

Si vols tancar el pressupost del congrés amb una línia que no canvia, prova el disseny gratis i edita la portada abans de pagar. Quan ho tinguis clar, publiques la teva invitació digital i els 500 assistents confirmen des del mòbil.