Invitació digital per a congrés: què paga el pressupost

Dimarts, deu del matí. La plenària del dia 2 s'endarrereix una hora i el sopar de gala canvia de saló. Tens el programa imprès, un PDF penjat a la web i tres-cents inscrits que ja s'havien desat el plànol al mòbil. Algú ho ha de refer tot, i normalment és la mateixa persona que porta la secretaria tècnica del congrés. Amb una invitació digital per a congrés, això es resol editant el camp de l'hora i tornant a publicar: mateix enllaç, versió nova. El pressupost d'invitacions digitals per a congrés no es mou quan es mou el programa, i la pots crear i enviar avui mateix des del catàleg per 29,99 EUR de pagament únic.

No és un PDF ni una imatge: és una pàgina web pròpia de l'event. Aquesta diferència és la que decideix on se'n va el pressupost.

Què fa pujar el pressupost: tres canvis d'última hora

Un congrés no és un sopar d'aniversari. El programa es mou fins a l'últim dia, i cada moviment arrossega peces que algú ha de tornar a fer.

• La plenària del dia 2 es retarda una hora: torna a fer el bloc de programa, el PDF i el correu de confirmació. Tres peces, tres revisions, tres vistiplaus.
• El sopar de gala canvia de saló: toca reimprimir targetes i avisar un per un els inscrits que ja tenien el plànol desat al mòbil.
• Entra un ponent internacional i cal publicar-ho també en anglès: amb la maqueta tancada en un sol idioma, això és mitja feina de disseny començada de zero.
• Un membre del comitè demana canviar el codi de vestimenta un dijous a la tarda, quan les cartes ja són a Correus.

Quant costa una invitació digital per a congrés, línia a línia

A Send The Joy, una invitació digital són 29,99 EUR de pagament únic per invitació. No hi ha quota per assistent, ni subscripció, ni cap cost extra quan arriba el tercer canvi de sala. Es pot provar gratis abans de pagar: en mode prova edites la portada i, en comprar, es desbloquegen totes les escenes.

Posa-ho al costat d'una targeta física. Disseny, impremta i enviament es tornen a pagar a cada reimpressió, encara que només canviï el codi de vestimenta del sopar. I suma-hi les hores de secretaria tècnica: cada ronda de canvis sobre un PDF adjunt és un correu d'anada i tornada abans de publicar res.

El que encareix un congrés no és l'aforament: són les revisions que arriben després del primer enviament.

Tres preguntes abans de signar el pressupost

Primera: pagues per assistent o un sol cop? Amb un aforament que creix, la resposta et canvia la factura. Segona: en quants idiomes has de publicar? El contingut de la invitació es pot configurar per idioma, i la web és en set. Tercera: qui actualitza si dimarts canvia la sala? Si la resposta és «truquem al dissenyador», aquest és el cost real.

Per què les invitacions digitals per a congressos aguanten els canvis

Canviar l'hora, el lloc, el mapa o una frase no obliga a reenviar res: publiques i els inscrits veuen la versió actualitzada. Les confirmacions arriben dins de la mateixa invitació, en una llista ordenada, amb les preguntes que hagis configurat, i ningú no ha d'instal·lar cap app: s'obre al navegador del mòbil. Si el comitè vol paper, fes la combinació sensata: enllaç per a tots i unes poques còpies impreses per al comitè i els ponents. Tria un disseny del catàleg, personalitza'l i publica la teva invitació avui.