Invitació digital: plantilla per a un congrés amb tracks

Queden deu dies pel congrés i tres sales passen alhora. Qui porta les inscripcions té el mòbil ple de missatges: «a quin auditori vaig?», «puc canviar de track?», «l'hora de la ponència d'IA ha canviat?». Si la invitació és un PDF, el programa és igual per a tothom i qualsevol correcció obliga a enviar un altre correu. Amb una plantilla d'invitació digital per a un congrés amb tracks paral·lels muntes la pàgina del teu esdeveniment i la comparteixes amb un enllaç o un QR. Es pot tenir enllestida avui mateix: tries un disseny del catàleg, el proves gratis i el publiques amb un botó.

El que decideix si el muntatge funciona no és el disseny. És si l'assistent pot dir-te el seu track en dos tocs i si tu pots canviar una hora sense tornar a escriure a ningú. Això és el que mirarem.

Una plantilla d'invitació digital per a un congrés amb tracks paral·lels

Una plantilla no és un text que omples i envies. És una pàgina web amb escenes encadenades: cada escena té els seus textos i les seves fotos. Per a un congrés amb tres sales simultànies, això vol dir que pots dedicar una escena a cada track, amb el seu horari, el seu lloc i els seus ponents. Com que tot passa al navegador, cada correcció es veu de seguida.

• Una escena per track: IA, Blockchain i Ciberseguretat. Cada una amb la seva hora, la seva sala i el nom de qui parla.
• Fins a sis fotos teves: la de portada i les que vulguis de cada sala o dels ponents. S'encuadren soles dins del marc.
• El mapa o l'enllaç de la seu, dins de la mateixa invitació, perquè ningú no hagui de preguntar com s'hi arriba.
• Preguntes de RSVP configurables: per exemple, «quin és el teu track principal?» i «vindràs al sopar per fer contactes?».

El RSVP és on es decideix el track

Al formulari de confirmació pots afegir les preguntes que et calguin. La típica d'un congrés amb tracks: «A quin track assistiràs?», amb opcions com Màrqueting, Tecnologia i Sostenibilitat. Si més endavant afegeixes un quart track, edites la invitació i el canvi es veu a l'enllaç de sempre.

Les respostes arriben dins de la mateixa invitació, en una llista ordenada. No hi ha WhatsApps perduts ni fulls de càlcul paral·lels: obres la invitació i veus qui ve i qui ha triat cada track. Si el track de Tecnologia es trasllada a una sala més gran, canvies el text de l'escena i el mapa, i els qui ja havien confirmat ho veuen sense rebre cap missatge més.

El programa canvia; l'enllaç no.

Un cas concret: IA, Blockchain i Ciberseguretat

Pensa en un congrés de tecnologia amb tres tracks. A la invitació, cada un té la seva escena amb hora i sala. Al RSVP, dues preguntes: «quin és el teu track principal?» i «vindràs al sopar per fer contactes?». Amb les respostes saps quants assistents esperar a cada sala. Si la sala d'IA es queda petita, canvies l'escena i el mapa. Punt.

Per què funciona millor que un PDF

Un PDF no es pot corregir i una agenda impresa tampoc: si canvia una hora, ja l'has impresa. Aquí l'enllaç és sempre el mateix, els convidats no instal·len cap app i totes les confirmacions queden al mateix lloc. Si organitzes un congrés amb tracks paral·lels, comença triant una plantilla d'invitació digital al catàleg, prova-la gratis i publica-la quan la tinguis a punt.