Invitació digital amb pla B virtual per a esdeveniments

Dijous a la tarda, dos dies abans de la jornada anual amb clients. Mitja llista ve de fora i l'organitzadora rep un correu: l'espai de l'hotel ha cancel·lat la reserva. Escriu al grup de sempre, després un altre missatge, i a les onze de la nit ningú no sap si la trobada es fa, es mou de lloc o s'ajorna. Amb una invitació digital aquesta estona no existeix: crees l'enllaç avui mateix des del catàleg, hi escrius la frase del pla B i ho tens resolt abans d'enviar res.

I no cal esperar cap imprevist per muntar-ho. Send The Joy ven invitacions digitals per 29,99 EUR, amb un pagament únic i sense subscripció: tries un disseny, el personalitzes al navegador i el publiques. Si més endavant canvien l'hora, el lloc o el format, edites i l'enllaç continua sent el mateix.

El pla B virtual no pot dependre d'un WhatsApp d'última hora

Quan el pla B viu fora de la invitació, cada persona decideix pel seu compte. Uns quants llegeixen el missatge, d'altres no, i al final tens vint respostes disperses i cap certesa. L'alternativa en línia ha d'estar escrita abans de confirmar, no el dia que falla la sala.

• La invitació només diu l'adreça de la sala i un «ens veiem allà»: si el viatge o l'espai fallen, cadascú improvisa.
• El pla B s'envia per WhatsApp a última hora: vuitanta missatges, vint respostes i ningú no sap si l'acte tira endavant.
• L'alternativa virtual s'anuncia el dia abans, quan qui havia de reservar vol o blocar l'agenda ja ha decidit que no hi va.
• Canvies l'hora i no ho actualitzes enlloc: mitja sala es connecta a les nou i l'altra meitat, a les deu.

Com es posa el pla B virtual dins la invitació digital

Les invitacions digitals per a actes d'empresa tenen un avantatge que aquí ho canvia tot: es poden editar després d'enviar-les. La solució és una frase curta i visible abans del formulari de confirmació: «Si l'esdeveniment passa a virtual, ho veuràs en aquest mateix enllaç».

Dins de la invitació pots tenir preparats els dos formats. El dia que calgui, canvia el rètol «Sopar llarg» per «Sessió en directe», ajusta el lloc i l'hora i publica. No reenvies res ni tornes a confirmar amb ningú, perquè l'enllaç és el mateix. Si vols, hi pots posar una foto de la sala buida o de l'estudi des d'on emetràs, i així es veu que allò ja estava previst.

El pla B no és un correu d'última hora: és una frase escrita dins la invitació abans que ningú confirmi.

Què ha de saber l'assistent abans de confirmar

Qui rep la invitació vol dues dades: on es connecta si l'acte no es pot fer presencialment i a quina hora, en el seu fus. Un esdeveniment a Alemanya amb gent de tres països no pot jugar a endevinar l'horari. I el formulari de confirmació pot preguntar directament si la persona assistiria en format virtual si calgués canviar: així saps a qui has d'avisar primer.

Checklist perquè el pla B no sembli una excusa

Abans de publicar, comprova quatre coses. Que la frase del pla B es vegi sense fer scroll. Que tinguis a mà l'enllaç de la sessió virtual, l'hora local i una persona de contacte. Que el formulari separi presencial i virtual. I que hagis obert l'enllaç des del mòbil: si no es llegeix en dos tocs, per a qui va amb pressa no existeix.

No cal esperar que passi res per tenir-ho previst. Tria un disseny, escriu la frase del pla B i publica l'enllaç avui: si demà canvia la sala, l'hora o el format, ho edites en dos minuts i els convidats continuen veient la mateixa invitació.