Invitació digital per a esdeveniments amb patrocinadors

Dimarts a la tarda envies la invitació de la trobada anual. Dimecres al matí, el patrocinador que paga el còctel confirma que sí i pregunta si pot sortir el seu logotip. Amb un PDF ja enviat, això vol dir refer l'arxiu i tornar-lo a fer córrer, amb l'esperança que ningú no llegeixi el correu vell. Amb una plantilla d'invitació digital per a esdeveniments amb patrocinadors, obres l'editor, afegeixes el logotip, deses i el mateix enllaç ja mostra la versió nova. Ho pots tenir fet avui mateix: tries un disseny del catàleg, el proves sense pagar i publiques quan ho tinguis a punt.

Aquí tens què mirar abans de triar plantilla, sobretot si els logotips aniran arribant per tandes i el nom del patrocinador principal és més llarg que el nom del teu acte.

Un PDF tancat no admet un patrocinador d'última hora

El PDF es tanca el dia que l'envies. Si el patrocinador de plata confirma dijous i l'esdeveniment és dimarts, algú refà el fitxer i el torna a enviar. En una invitació digital els patrocinadors són una escena més: hi afegeixes el logotip, deses i el mateix enllaç mostra la versió bona. Cap arxiu nou ni cap assumpte que comenci per «actualització».

• El cartell imprès que ja és a la porta de la sala no es pot editar; l'enllaç del mòbil de cada convidat, sí.
• Si el patrocinador envia un JPG petit o amb fons blanc, el pots posar en una foto decorativa d'aquella escena i la resta de la invitació no es toca.
• Qui ja té l'enllaç veu el canvi quan el torna a obrir: no cal reenviar res a ningú.
• Els convidats obren l'enllaç al navegador del mòbil, la tauleta o l'ordinador, sense instal·lar cap aplicació.

Com crear una invitació digital d'empresa amb espai per als patrocinadors

No totes les invitacions digitals per a empresa tenen els mateixos camps. Al Joy Studio cada text té el seu: ròtul, nom de l'esdeveniment, data, frase i lloc. Per això el nom llarg del patrocinador principal no descol·loca el titular de la portada. Cada camp té comptador de caràcters: escrius «Patrocinat per X, Y i Z» i veus si es talla a mitja paraula abans de publicar, no després.

Pots pujar fins a sis fotos pròpies, marcar quina fa de portada i substituir-ne qualsevol quan vulguis. El logotip de l'organitzador pot anar a la portada i el del patrocinador principal a l'escena del sopar. La música i les preguntes de confirmació també es configuren des d'aquí, i les respostes arriben dins de la mateixa invitació, en una llista ordenada. Les plantilles d'invitacions digitals per a esdeveniments corporatius amb patrocinadors es trien per aquests detalls, no per la tipografia.

Si el patrocinador et confirma tard, has de poder canviar la invitació sense tornar a enviar l'enllaç a ningú.

Els logotips s'ordenen com els d'un cartell

Decideix abans de posar-te a editar si el patrocinador or va a la portada o a l'escena central. Canviar un logotip de lloc són minuts, no una trucada al dissenyador. Una tira de sis logotips diminuts al peu no es llegeix en un mòbil; dos o tres per escena, amb aire al voltant, sí. I si el patrocinador tècnic només posa el wifi de la sala, no hauria de competir amb qui paga el sopar: dona-li una escena secundària i prou.

La invitació que s'actualitza sola resol el cartell caducat

Quan el patrocinador confirma a 48 hores, obres l'editor, canvies el que calgui i no toques l'enllaç. Les confirmacions segueixen arribant a la mateixa pàgina, en una llista ordenada, sense haver de perseguir ningú. Les invitacions digitals no es tanquen quan les envies, i això és exactament el que necessita un acte amb patrocinadors. Si algú del comitè vol la invitació en paper, la solució sensata és combinar-ho: enllaç per a tothom i unes quantes còpies impreses per a qui les vulgui guardar. Tria la plantilla pensant en el logotip que encara no t'han enviat, no només en el que ja tens.