Invitació digital per a la gala de premis comercials

Última setmana de gener. L'equip comercial té sopar de premis en un hotel del centre i, com cada any, algú pregunta pel grup de vendes: «i jo quina talla dic?». Aquesta pregunta no hauria d'acabar en un Excel de dotze columnes. Amb una invitació digital per a un esdeveniment corporatiu de premis comercials muntes portada, escenes, fotos i formulari de confirmació en un sol enllaç, i la pots tenir llesta i enviada avui mateix des del catàleg.

No cal que ningú instal·li res ni que es creï cap compte. Els convidats obren l'enllaç o escanegen un QR des del mòbil, la tauleta o l'ordinador de la delegació, i responen allà mateix en un parell de minuts.

Invitació digital per a premis comercials: demanar la talla sense semblar Recursos Humans

El problema no és la pregunta, és on la poses. Si la portada fa olor de formulari d'alta de personal, la gent deixa de mirar-la. Reparteix-ho: que la portada faci la feina de convidar i que els detalls caiguin dins del formulari de confirmació, que és on tothom ja ha decidit que vindrà. I les al·lèrgies greus, millor que les digui algú directament a qui organitza la gala: un formulari d'assistència no és cap historial mèdic.

• Talla de samarreta en un camp de text, amb un exemple visible: «M, com la de l'any passat».
• Nombre d'acompanyants, amb un màxim pactat abans amb qui porta el càtering.
• Hora del còctel i hora del lliurament de premis, separades, perquè ningú arribi a mig discurs.
• Codi de vestimenta en tres paraules: «jaqueta, sense corbata».

Un sol enllaç que viatja pel xat de l'equip

Res de PDF adjunt que es perd entre correus. La invitació és una pàgina web pròpia de l'esdeveniment: a dalt el rètol, a sota el nom de la sala amb el mapa, i la data i la frase allà on toca. Cada dada té el seu camp, així que pots canviar el nom del premi sense desmuntar la resta.

Envia-la pel canal on ja viu l'equip comercial: el grup de WhatsApp de vendes, el correu intern o un QR enganxat a la sala de reunions. Ningú no ha d'instal·lar cap aplicació.

Una invitació no és un expedient: és el primer que veu algú quan li dius que el premi d'aquest any porta el seu nom.

Si el còctel es mou de les 20.00 a les 20.30, no reenvies res

Edites l'hora, el lloc, el mapa o el codi de vestimenta i el mateix enllaç mostra la versió nova. Qui l'obri dimecres veurà el que hi ha dimecres. No hi ha targetes per reimprimir ni tres delegacions a les quals tornar a escriure, i les confirmacions continuen arribant dins de la mateixa invitació, en una llista ordenada.

Per què guanya una fulla de càlcul

Perquè no és un fitxer que cadascú guarda on vol, sinó una pàgina web de l'esdeveniment amb les respostes al mateix lloc. La pots tenir en català, castellà, anglès, francès, italià, portuguès i alemany, i configurar el contingut per idioma si a l'equip hi ha gent de fora. Si algú vol paper per guardar el record de la nit, la jugada sensata és combinar: enllaç per a tothom i unes quantes còpies impreses per als premiats.

Abans de pagar la propera safata de canapès, munta una invitació digital per al sopar de premis i mira quantes confirmacions entren soles. Tens els dissenys al catàleg: tries un estil, proves la portada gratis i publiques quan ho tinguis a punt.