Invitació digital: errors d'un event híbrid a Londres

Envies la invitació d'un event corporatiu a Londres, mitja llista et respon per WhatsApp i l'altra meitat et diu que potser es connectarà en línia. La nit abans ets davant d'un full de càlcul amb noms ratllats, sense saber quantes cadires calen a la sala ni a quants convidats has d'enviar l'enllaç de la sessió. Amb una invitació digital pots crear-la avui mateix des del catàleg, publicar l'enllaç i veure com les confirmacions arriben en una sola llista.

Aquests són els errors que es repeteixen quan un mateix acte ha de funcionar en una sala i en una pantalla, i com es resolen sense afegir feina.

Invitació digital corporativa: el RSVP que no distingeix presencial d'online

El més habitual és fer servir un únic formulari per als dos públics. Algú que escriu des de Manchester marca «hi seré» i ningú no sap si travessarà la ciutat o es quedarà a casa mirant el directe.

• Un sol formulari per als dos públics: no saps qui vindrà a la sala i qui es connectarà.
• Les preguntes del formulari es configuren una a una dins de la invitació, així la llista arriba separada en comptes de repartida entre respostes soltes.
• Si l'enllaç de la sessió en línia viu només en un correu a part, mitja llista no el trobarà el dia de l'event. Val més tenir-lo dins de la mateixa invitació.
• Les confirmacions arriben dins de la invitació, en una llista ordenada, i no cal perseguir ningú per missatge.

L'hora de Londres no és l'hora del teu convidat de Milà

Escriure «18.30» sense dir la zona horària quan tens gent a Madrid, Dublín o Frankfurt és una manera segura de començar tard. La sessió arrenca i ells entren vint minuts després.

També passa que es barreja en un mateix bloc l'hora de la retransmissió, la del còctel i la de l'obertura de portes, que gairebé mai no coincideixen. Separa-ho. I si l'horari canvia, n'hi ha prou d'editar-ho a la invitació: els convidats veuen la versió actualitzada.

Una invitació digital no et dona més públic: et dona una llista on cada nom té clar si ve a la sala o entra per la pantalla.

Canviar la seu el dimarts per a un event el dijous

Un PDF adjunt o una imatge dins del correu queden vells de cop quan canvia l'adreça, el mapa o el codi de vestimenta. Amb una invitació digital edites hora, lloc, mapa o frase i l'enllaç continua sent el mateix: no reimprimeixes res ni tornes a enviar res. I a Londres sempre hi ha soroll propi: obres, vagues de tren, un canvi d'última hora de sala.

Com crear invitacions digitals per a un event híbrid sense errors

Una invitació digital és una pàgina web pròpia de l'event, no un PDF ni una imatge. Es comparteix amb un enllaç, un QR o un missatge i s'obre a qualsevol navegador, sense instal·lar cap aplicació, també des del mòbil. El contingut es pot configurar per idioma i la web és en set idiomes, cosa útil quan part de la llista no llegeix l'anglès com a primera llengua. Pots provar la portada en mode de prova sense pagar i, quan compris, es desbloquegen totes les escenes: 29,99 EUR per invitació, pagament únic i sense subscripció. Tria el disseny que et vagi bé, prova'l i publica l'enllaç quan tinguis el programa tancat.