Invitació digital per a event corporatiu i aforament limitat

Queden tres setmanes per a la trobada anual i la llista de convidats viu en un full de càlcul que ningú no ha tocat des de dilluns. Algú ha convidat un company que no hi era, dos proveïdors pregunten si poden venir acompanyats i tu encara no saps si la sala té 78 cadires o 84. Amb les invitacions per a event corporatiu amb aforament limitat, aquest embolic es comença a resoldre abans de la porta: pots crear la teva invitació digital i enviar l'enllaç avui mateix des del catàleg.

La resta és compte: qui seu, qui no i què fas si la xifra es mou a última hora. Aquí tens com ho organitzem nosaltres, sense fulls escampats, sense àudios de cinc minuts i sense anar darrere de ningú.

L'aforament es tanca en una llista, no a la porta

Abans de mirar dissenys, compta cadires. Si la sala és de 80, són 80 persones: la taula nou no existeix, per molt que algú hi insisteixi l'última setmana. I decideix si l'acompanyant ocupa plaça, perquè aquell «+1» compta doble dins l'aforament i s'ha de dir a la invitació, no en una conversa de passadís. La tercera columna, la de qui no entra, és la que et salva la setmana abans.

• Un llistat nominal amb tres columnes: qui hi ha de ser, qui hi pot ser i qui no entra ni que insisteixi.
• La xifra d'aforament escrita a la primera línia del brief, abans de mirar cap disseny.
• Les preguntes de la confirmació reduïdes a nom i assistència.
• Una persona que repassi les confirmacions dos dies abans de l'event.

Poques preguntes, però les correctes

Marca una hora límit per confirmar i posa-la a la portada, al costat de la data: la llista només serveix si es tanca abans d'encarregar el càtering. Configura el formulari amb nom i assistència i prou; cada camp extra és una confirmació que es pot quedar a mitges.

Com crear invitacions digitals per a un event corporatiu amb aforament limitat

Una invitació digital és una pàgina web pròpia de l'event, no un PDF ni una imatge. Es comparteix amb un enllaç, un codi QR o un missatge, i qui no el rep no arriba a la informació. Els convidats l'obren al navegador del mòbil, sense instal·lar cap aplicació, i responen des d'allà mateix.

Les confirmacions arriben dins de la mateixa invitació, en una llista ordenada: veus qui ha dit que sí sense obrir vint converses de WhatsApp una per una. I si el muntatge s'endarrereix i el sopar passa de les 20.30 a les 21.00, edites la portada i l'enllaç continua sent el mateix. Ningú no rep un segon missatge amb la correcció, i tampoc no cal reenviar res si canvia el lloc, el mapa o el codi de vestimenta.

Una invitació digital fa de porta abans que arribi ningú: un sol enllaç, la llista de confirmacions a dins i l'hora corregible sense reenviar res.

Els detalls que sí que es llegeixen en una invitació d'empresa

El mapa i l'hora es miren més que el disseny: posa la direcció exacta i l'hora al seu camp, no amagades en una frase de la portada. Amb aforament limitat, la combinació que funciona és un enllaç per a tothom i unes quantes còpies impreses només per a direcció i ponents. I si vols que la invitació no sembli una plantilla, canvia la imatge de banc per una foto real de la sala. Tria un disseny al catàleg, prova'l gratis i envia l'enllaç quan tinguis la llista mig tancada.