Invitació digital per a un esdeveniment de networking

Un dijous a les nou del matí, quaranta cadires en una nau del Poblenou i dotze confirmacions. La invitació havia passat per tres grups de WhatsApp, sí. El problema era el formulari: demanava empresa, càrrec i sector abans de deixar-te escriure el nom. Amb una invitació digital per a esdeveniments de networking pots tenir la pàgina muntada avui mateix: tries un disseny del catàleg, escrius els textos i envies l'enllaç abans de dinar.

Tant si és una trobada d'empresa com un esmorzar de socis, l'ordre dels camps decideix si algú contesta o tanca la pestanya. La resta és secundari. Aquí tens què ha de tenir la pàgina perquè la gent confirmi en dos tocs.

El formulari que s'omple: nom, correu i poc més

Els camps d'empresa i càrrec no són dolents, però van més avall. Quan la persona ja ha decidit que vindrà, els omple sense pensar-hi. Si són el primer que veu, sembla que estigui sol·licitant una feina. Les preguntes del formulari de confirmació es poden configurar, així que decideixes tu què preguntes i en quin ordre.

• L'empresa i el càrrec, en un segon pas. Primer el nom i el correu.
• Res de desplegables amb quaranta sectors: un camp obert amb 'a què et dediques?' es respon en tres paraules.
• Per calcular l'espai de la sala, pregunta 'véns sol o amb algú?' i demana un número. És l'única dada que canvia quantes cadires calen.
• Marca què és obligatori i què no. Si tot sembla obligatori, la gent abandona a la tercera línia.

Com crear invitacions digitals per a un esdeveniment de networking

L'invitat obre l'enllaç al navegador del mòbil. No ha d'instal·lar res, no hi ha cap PDF perdut a la carpeta de baixades ni cap cartell penjat a la paret de l'oficina. Confirma a la mateixa pàgina i punt. Les confirmacions arriben dins de la invitació, en una llista ordenada, així que no has de reconstruir l'aforament llegint un xat amb dos-cents missatges. I si canvies l'hora o passes de la sala a la terrassa, el mateix enllaç mostra la versió nova: no reenvies res a ningú.

A la portada, posa el rètol i la data a dalt de tot —'Trobada de networking, dijous 14, 09:00'— i el logo després: qui mira vol saber si li encaixa el dia abans que res. Una frase d'una línia fa més feina que un paràgraf de benvinguda ('Quatre converses curtes i una taula llarga al final'). I una foto real de l'espai buit, amb les cadires col·locades, diu més del to de la trobada que un collage de mans estrenyent-se. Hi ha tres dades que estalvien trenta missatges: el mapa dins la invitació (no un 'ja t'enviaré la ubicació'), el codi de vestimenta en una paraula i l'hora de tancament ben visible ('a les 21:00 es tanca el pati').

Si la primera pantalla no diu dia, hora i lloc, la resta de la invitació no la llegeix ningú.

Quan algú vol la invitació en paper

Si algú del comitè vol una targeta a la mà, la solució sensata és combinar: enllaç per a tothom i unes quantes còpies impreses per a qui les guardarà. Tothom necessita un mòbil, una tauleta o un ordinador amb connexió; per a una sessió en un soterrani sense wifi, porta l'enllaç ja obert al teu dispositiu. Abans d'enviar-la, obre-la al mòbil i comprova que data, hora i lloc surten a la primera pantalla sense baixar. Fes una confirmació de prova i mira com queda el teu nom a la llista. Després, tria un disseny, prova'l gratis i publica amb un botó: el mateix enllaç funciona encara que canviïs l'hora la vigília. 29,99 EUR, un sol pagament.