Invitació digital per a esdeveniment corporatiu vs Slack

Són les sis de la tarda i algú escriu a Slack: «Sopar d'equip el dia 14, al mateix lloc de l'any passat». En tres hores hi ha dotze «jo hi sóc», tres «ja veuré» i dues preguntes sobre l'hora que no contesta ningú. L'endemà has de dir al restaurant quantes persones sereu i no ho saps. Amb una invitació digital per a esdeveniment corporatiu això es resol en un enllaç: la crees avui des del catàleg, la publiques i les confirmacions arriben ordenades dins la mateixa pàgina.

La diferència no és d'eina, és de funció. Slack serveix per coordinar la feina del dia; una invitació serveix per convidar i per saber qui vindrà. Sembla una obvietat, però molts equips fan servir el canal per a les dues coses i acaben comptant polzes a mà, missatge a missatge, el dia abans.

Slack ho contesta gairebé tot, menys qui vindrà al sopar

En un canal intern, el missatge amb la data de l'esdeveniment es perd de seguida. El polze amunt no distingeix entre «hi vinc» i «em sembla bona idea», i per al càtering aquesta diferència és un canapè de més o de menys a cada taula. Quan arriba el moment de tancar números, toca obrir el fil i llegir noms un per un, amb el risc de comptar dues vegades qui va respondre en dos missatges.

• El polze amunt no és una confirmació: és un «ja ho he vist» que et toca interpretar.
• Quan algú pregunta l'hora del dijous, la resposta és quaranta missatges més amunt, entre una captura de pantalla i un meme.
• No hi ha portada amb el nom de l'acte, ni mapa del lloc, ni una línia que expliqui el codi de vestir.
• Si canvia el lloc del sopar, algú ho ha de tornar a escriure al canal i confiar que tothom ho llegeixi.

Invitacions digitals per a esdeveniments corporatius vs Slack: què canvia

Una invitació digital és una pàgina web de l'esdeveniment. Es comparteix amb un enllaç, un QR o un missatge, i l'invitat l'obre al navegador del mòbil sense instal·lar cap aplicació. A dins hi ha el nom de l'acte, la data, el lloc amb mapa i un formulari de confirmació. Les respostes queden en una llista ordenada dins de la mateixa invitació: ja no cal reconstruir el recompte a mà.

Les preguntes del formulari es configuren segons el que necessitis preguntar. Si vols saber qui es queda a la copa de després, aquella pregunta va dins la invitació i la resposta arriba amb el nom al costat. També pots pujar fins a sis fotos pròpies, triar quina fa de portada i canviar-les més endavant. I si el dijous al matí l'hora passa de les 19:00 a les 20:00, edites la invitació i el mateix enllaç mostra la versió nova: no reenvies res ni avises ningú un per un.

Un canal serveix per parlar de l'esdeveniment; la invitació serveix per convidar-hi.

Slack per a dins, invitació digital per a fora

Deixa Slack per a la logística interna: qui porta el projector, a quina hora surt la furgoneta amb el material, qui té la clau de la sala. Per convidar i confirmar, fes servir la invitació digital: 29,99 EUR amb pagament únic, sense subscripció. La pots provar gratis, ajustar la portada i publicar quan tinguis la data i el lloc tancats. Si algú del comitè vol una còpia en paper, la combinació sensata és un enllaç per a tothom i quatre impressions per a qui les guardarà.