Invitació digital o paper per a un esdeveniment corporatiu

Dimarts a les onze del matí. Un dels ponents escriu que no podrà venir. La seva foto ja és al cartell de la sala i el seu nom, imprès a les targetes d'acreditació que arriben dijous. Amb una invitació digital per a esdeveniment corporatiu, aquest missatge es resol en dos minuts al navegador: mateix enllaç, mateixa llista de confirmacions i ningú no ha de reenviar sobres.

No és un problema de disseny, és de logística: els actes canvien de data, d'hora, de ponent i de seu, i el paper no ho aguanta. Una invitació digital la pots crear i enviar avui mateix triant un disseny del catàleg, i després editar-la tantes vegades com calgui.

El paper caduca quan cau el primer ponent

Pensa en el circuit de qualsevol acte amb acreditació: es tanca el programa, marxa cap a impremta, s'esperen els terminis i després es reparteix. Qualsevol canvi que arribi després obre una tirada nova. En digital, la pàgina on has escrit el programa és la mateixa que veu l'invitat.

• Un ponent cancel·la el dimarts: al paper has de tornar a imprimir la targeta i el cartell de la sala; a la invitació digital edites el text i el mateix enllaç mostra la versió corregida.
• El networking passa de les 20:30 a les 21:00: amb paper toca reimpressió i repartiment; en digital canvies l'hora i qui obri l'enllaç veu la nova hora.
• Assistents en quatre idiomes: cada traducció impresa és una tirada diferent; el contingut de la invitació es pot configurar per idioma dins de la mateixa pàgina.
• Canvia la seu o el codi de vestimenta el dia abans: ho modifiques i no has de reenviar res, perquè el contingut viu al mateix enllaç.

Invitació digital per a esdeveniment corporatiu: l'operativa en tres gestos

Es comparteix amb un enllaç, amb un QR a la pantalla de la sala o amb un missatge directe. L'invitat no instal·la res: obre el navegador del mòbil i respon des d'allà.

Les confirmacions arriben dins de la mateixa invitació, en una llista ordenada, en lloc de seixanta respostes escampades entre correus i missatges del equip. Les preguntes del formulari de confirmació es configuren una a una. I si alguna cosa balla, la pots canviar amb la invitació ja enviada.

Un enllaç que s'actualitza sol val més que tres-centes targetes amb el nom que ja no toca.

On el paper encara guanya

Per al directiu que guardarà la invitació al despatx, una còpia impresa de cortesia continua tenint sentit. L'opció sensata és combinar: enllaç per a tothom i cinc o deu còpies per a qui les ha de guardar. El que no s'aguanta és imprimir tres-centes targetes perquè quaranta s'acabin en un calaix i la resta es perdi entre correus. La invitació digital no imprimeix ni envia paper: si en vols, l'has de demanar a part.

Invitacions digitals enfront de les de paper: què costa cada canvi

La invitació digital són 29,99 EUR, un sol pagament i sense subscripció: el pressupost no creix perquè l'acte canviï de data o de seu. Pots provar la portada gratis i desbloquejar la resta d'escenes quan compres. En paper, cada canvi obre una factura nova d'impremta i d'enviament, i normalment ningú no compta les hores de qui persegueix confirmacions la setmana abans. Si has de decidir avui, tria un disseny, mira com queda la portada i publica la teva invitació: el que canviï després es canvia al mateix enllaç.