Invitació digital: esdeveniment corporatiu en un palau

Et truca la responsable de protocol a tres quarts de set: el sopar del palau passa de la sala daurada a la galeria del pati. Tens 180 convidats, la meitat ja han dit que sí i la invitació de paper fa tres dies que és a la impremta. Amb una invitació digital del catàleg surts del problema des del mòbil: canvies el nom de la sala, l'hora i el mapa, i el mateix enllaç ja mostra la versió nova. Ningú no reimprimeix res ni torna a trucar convidat per convidat.

Un acte corporatiu en un palau no és una festa qualsevol: hi ha un rètol, unes hores, un codi de vestimenta i una llista que has de tancar amb el maître i amb el càtering. La invitació digital serveix per tenir-ho tot en un sol enllaç i per publicar-lo avui mateix, sense esperar cap tirada d'impremta.

L'esdeveniment corporatiu en un palau comença al rètol

«Sopar de gala» no vol dir el mateix que «còctel d'aniversari». El rètol va al primer camp de la portada, és el primer que llegeix el convidat i marca el to de tota la resta. Si el saló obre a les 18.30 i el sopar comença a les 19.15, escriu les dues hores, perquè la gent planifica amb la primera. I el codi de vestimenta, literal: «black tie», «vestit fosc». Sense adjectius que cadascú interpreti a la seva manera.

• Rètol exacte de l'acte (sopar de gala, còctel, aniversari corporatiu), al camp de portada.
• Data amb dues hores: obertura de portes i inici del sopar.
• Lloc amb mapa i nom de la sala dins del palau, no només l'adreça del carrer.
• Codi de vestimenta escrit literal, sense ambigüitats.

Com crear invitacions digitals que funcionin com escenes encadenades

El convidat no veu un bloc de dades: veu un recorregut. La invitació es munta per escenes (al catàleg en trobaràs com Llindar, Memòria del pati, Sopar llarg o Últim ball) i cada escena porta els seus textos i les seves fotos. Si la frase del pati no et quadra, la canvies i la deixes al to de la casa.

Hi pots pujar fins a 6 fotos teves: la façana del palau a la portada i la taula parada com a foto decorativa. S'encaixen totes soles dins del marc i les pots substituir després, o triar quina fa de portada. El comptador de caràcters evita el nom d'empresa que es talla a la vista del mòbil, justament allà on el llegirà gairebé tota la llista. Tot es fa des del navegador, amb vista prèvia a l'instant.

Aforament i confirmacions: què et dona una invitació digital i què no

Aquí convé ser clar. No hi ha escaneig d'entrades ni control d'aforament automàtic. El que tindràs és la llista de confirmacions dins de la mateixa invitació, ordenada, sense haver de perseguir ningú per WhatsApp. Les preguntes del formulari es configuren: nom, empresa i assistència. No recull al·lèrgies, menús ni transport, així que el càtering es continua tancant per la via de sempre. Amb aquesta llista tanques el nombre final amb el palau i amb el proveïdor: la invitació digital no substitueix el full del maître, l'alimenta.

El protocol no es trenca a la porta, es trenca al rètol. Amb el rètol exacte i un enllaç que sempre és el mateix, la resta va sola.

Per què una invitació digital encaixa en un acte al palau

Un acte així aplega gent que no llegeix en la mateixa llengua: el contingut es pot configurar per idioma i la web està en set idiomes, així que cadascú la llegeix en el seu. Ningú no ha d'instal·lar res; s'obre l'enllaç i es confirma en vint segons. Són 29,99 EUR per invitació, pagament únic i sense subscripció, i pots provar-la gratis editant la portada abans de pagar. Si el comitè vol paper, el més sensat és l'enllaç per a tothom i unes quantes còpies impreses per a l'arxiu. Publica avui la invitació digital i tindràs el protocol i les confirmacions en un mateix lloc.