Invitació digital per a un esdeveniment corporatiu a Manchester

Dimarts, dos quarts de vuit del vespre. Ets a mig muntatge d'un esdeveniment corporatiu a Manchester i tens tres converses obertes al mòbil amb tres xifres diferents del mateix aforament: la que vas passar a cuina, la que vas dir al venue i la que et sona d'algun correu. Amb una invitació digital això no es decideix a WhatsApp: les confirmacions arriben dins d'una sola pàgina, en una llista ordenada. La pots triar al catàleg, editar-la i enviar-la avui mateix.

I no sembla un correu massiu. És una pàgina amb escenes encadenades —portada, l'acte, el sopar— on pots posar fins a 6 fotos teves i triar quina va de portada. Els convidats l'obren al navegador del mòbil i confirmen allà mateix, sense instal·lar cap aplicació.

L'aforament comença a la llista de noms

El número que acabaràs passant a cuina no surt d'un càlcul aproximat: surt de noms i cognoms. En un esdeveniment corporatiu, el «+1» genèric és exactament el que descuadra el compte. I no tothom respon al mateix ritme: un client o un periodista sovint confirma a última hora, mentre que l'equip intern confirma el mateix dia que rep l'enllaç. Amb un sol enllaç pots canviar el rètol de la portada segons el públic: no diu el mateix «Sopar de clients» que «Trobada anual d'equip».

• Escriu cada convidat amb nom i cognom a la teva llista de control. El «+1» genèric és el que fa ballar la xifra que després passes a cuina.
• Separa clients, premsa i equip intern: no responen el mateix dia ni amb el mateix marge.
• Un sol enllaç per a tothom, amb el rètol que toca: «Sopar de clients» i «Trobada anual d'equip» no són el mateix.
• Digues a la pàgina fins quan vols respostes. Qui no sap quan ha de contestar, no contesta.

Què resol una invitació digital en un esdeveniment corporatiu a Manchester

Sí resol les confirmacions. Arriben dins de la mateixa invitació, en una llista ordenada, i no has de perseguir ningú per WhatsApp ni recomptar fils de correu. Les preguntes del formulari de confirmació es poden configurar, així que demanes el que necessites i no una enquesta sencera. Aquí és on les invitacions digitals guanyen: la llista és una i és la bona.

També convé dir què no fa, perquè no et trobis sorpreses. No recull al·lèrgies ni intoleràncies, no assigna taules i no escaneja entrades a la porta. I no envia recordatoris automàtics a qui no ha respost: si et falta gent, és un missatge manual el dia abans. Les al·lèrgies i els menús van per un altre canal. El RSVP confirma qui ve, no què menja, així que deixa el contacte de càtering dins la invitació —al camp de frase, per exemple— perquè cada convidat hi escrigui les seves restriccions, i demana-ho amb la data límit que necessiti cuina. Dues setmanes abans del sopar funciona millor que el mateix dia del muntatge. La xifra que envies al càtering surt del llistat de confirmacions, no de tres fils de WhatsApp amb tres versions del mateix menú.

Una invitació digital et treu les confirmacions del WhatsApp i te les posa en una llista. Els menús, les taules i la porta continuen sent cosa teva.

Quant costa una invitació digital per a un esdeveniment corporatiu

29,99 EUR per invitació, pagament únic i sense subscripció: no hi ha llicència per convidat ni quota mensual que arrossegar al pressupost. Com que és 100% digital, no hi ha impremta, paper ni enviament que sumar a la línia de despeses; si algú vol guardar el record, sempre pots imprimir unes quantes còpies pel teu compte. I si el venue o l'hora canvien, edites i publiques: l'enllaç segueix sent el mateix i ningú no rep un segon missatge amb la correcció. Prova el disseny gratis i publica quan el rètol, la data i el lloc estiguin al seu lloc.