Invitació digital per al teu esdeveniment corporatiu a Madrid

Dimarts, dos quarts de vuit del vespre. El grup de WhatsApp de l'empresa porta trenta-dos missatges i cap resposta clara: algú pregunta si l'entrada és pel carrer lateral, algú altre si hi ha pàrquing, i tres persones més han escrit que arribaran tard. L'esdeveniment comença a les vuit i encara ningú no ha trobat la porta.

Amb una invitació digital per a un esdeveniment corporatiu a Madrid, aquest fil no caldria. No perquè la invitació sigui espectacular, sinó perquè porta la informació a dins i cada convidat la consulta quan li convé.

El mapa abans que el menú

El primer que mira un convidat és on ha d'anar. Si això no queda clar de seguida, la resta de la invitació ja no importa. Escriu l'adreça com l'escriuries a algú que arriba amb cotxe i no coneix el barri.

• Adreça amb dues àncores: el nom del recinte i una cosa que es vegi des del carrer. «Davant del mercat», «al costat de la parada de taxis». Un número sol no ajuda ningú a les vuit del vespre.
• La línia de metro o de rodalia amb la sortida exacta: «Línia 5, sortida Núñez de Balboa, quatre minuts a peu». Estalvia que mitja sala truqui al mateix número.
• Si l'edifici té dos accessos, digues quin s'obre: «entrada pel carrer lateral, la porta principal queda tancada a partir de les set».
• Dues o tres fotos reals de la sala o de la terrassa on sereu. No d'un banquet genèric que podria ser de qualsevol lloc.

Una hora, tres maneres d'arribar

No tothom surt de la mateixa oficina ni viu a la mateixa ciutat. Separa la recollida d'acreditacions de l'inici: «19.30, recollida d'acreditacions; 20.00, brindis a la terrassa». Qui plega a les set sap que arriba, i qui ve de fora sap què es perdrà si surt tard.

Per als convidats que venen de fora, una línia amb la referència que serveix: «des de l'estació, dotze minuts amb taxi» o «des de l'aeroport, rodalia fins al centre i després caminant». I un nom i un telèfon per a incidències: una persona concreta val més que vint missatges al grup. Si tens convidats d'una altra oficina, el contingut de la invitació es pot configurar per idioma, i la web està disponible en set idiomes.

Una invitació no ha de ser espectacular: ha de respondre les preguntes abans que algú les faci.

El codi de vestimenta s'escriu, no s'endevina

«Còctel amb americana» s'entén. «Elegant» no: cada convidat ho interpreta a la seva manera i a la foto es nota. Si el final és a la terrassa, digues-ho amb l'hora: «a partir de les nou serem a fora, porta una cosa de màniga llarga». És el detall que evita jaquetes prestades i cares de fred.

La invitació digital per a un esdeveniment corporatiu a Madrid es pot corregir el mateix dia

Les confirmacions arriben dins de la mateixa invitació, en una llista ordenada, en comptes d'escampar-se entre correus, missatges i trucades. Pots configurar les preguntes del formulari: nom, empresa i a quin bloc assisteix —còctel, sopar o el final—, que és el que de debò necessites per muntar la sala.

Si plou i el brindis es mou de la terrassa al saló, canvies el lloc i el mapa a l'editor. L'enllaç que ja tenen els convidats és el mateix i veuen la versió actualitzada. No hi ha res a reimprimir ni cap correu més a enviar. I ningú no ha d'instal·lar cap aplicació: s'obre l'enllaç al navegador del mòbil i es respon des d'allà.

Amb aquestes dades dins d'una invitació digital, el teu esdeveniment corporatiu a Madrid deixa de dependre de cadenes de correus i captures de pantalla. Pots provar el disseny gratis i publicar-lo quan tinguis l'hora i el lloc tancats, per 29,99 EUR, amb un sol pagament i sense subscripció.