Invitació digital per a un esdeveniment corporatiu al jardí

Fa una setmana vas dir que sí a fer l'esdeveniment corporatiu en un jardí botànic i aquest matí, mentre esmorzaves, has vist la previsió: pluja a partir de les cinc. Amb una invitació digital no has de trucar quaranta persones ni reenviar res. Entres a l'editor, canvies el lloc i el mateix enllaç ja ensenya el pla nou. La pots crear i enviar avui mateix des del catàleg.

La resta de decisions no depenen de la previsió, sinó de tres coses que sempre es deixen per al final: la llum, el punt on es troba la gent i el mapa de les espècies. Aquest és l'ordre que faríem servir nosaltres.

Un esdeveniment corporatiu en un jardí botànic: decideix això primer

En un jardí mana la llum. La mateixa terrassa a la una del migdia i a les set de la tarda no s'assembla en res, i les fotos d'equip ho noten. Ves-hi a l'hora exacta a què vols fer les fotos, no a l'hora que et va bé a tu. I tria un sol punt de trobada amb nom i cognoms: la porta d'accés. «A la vora de l'estany» no serveix, perquè mig equip no sabrà de quin estany parles.

• Un punt de trobada únic, amb el nom exacte i l'hora, escrit igual a la invitació i al cartell de l'entrada.
• Vint minuts de marge abans del primer discurs: en un jardí la gent camina a poc a poc, s'atura a llegir els cartells i arriba en gotes.
• Dues ubicacions tancades des del primer dia: la zona enjardinada i una sala coberta a menys de cinc minuts a peu.
• Una persona que faci el canvi si plou, amb el text ja redactat i el material fràgil en caixes que pugui moure en cinc minuts.

Un mapa d'espècies que es llegeix en deu segons

Marca cinc o sis espècies, no trenta. Un plànol amb massa punts no es llegeix: es mira i s'acaba a la butxaca. Posa-hi el nom comú i el científic, del tipus «olivera (Olea europaea)»: serveix al qui vol aprendre alguna cosa i al qui només busca on és. Numera les parades i afegeix-hi una frase, per exemple «aquí es fa la foto d'equip abans del còctel».

Si vols que tot això arribi ordenat, ho pots encadenar tot dins la mateixa invitació: portada, ubicació amb mapa, pla de pluja, mapa d'espècies i confirmació d'assistència. Hi caben fins a sis fotos teves —la façana, l'hivernacle, l'equip de l'any passat— i cada foto es pot canviar després. El contingut es pot configurar per idioma (català, castellà, anglès, francès, italià, portuguès i alemany), cosa que ajuda si el comitè de direcció és internacional.

En un jardí, el que la gent porta a la butxaca no és el paper: és el punt de trobada, el pla de pluja i el mapa.

La invitació digital i el canvi d'última hora

El dia que canvia el temps, o que una sala no està disponible, o que el director general confirma a última hora, no vols quaranta trucades. Les confirmacions arriben dins la mateixa invitació, en una llista ordenada, i ningú no ha d'instal·lar cap app: s'obre l'enllaç al mòbil i es confirma en dos tocs. Pots provar-la gratis editant la portada abans de pagar i publicar-la amb un botó quan tot sigui al seu lloc. Si estàs tancant un esdeveniment corporatiu en un jardí botànic, comença per la invitació i deixa el menú per després.