Invitació digital per a un esdeveniment amb gamificació

Falten deu dies per al kick-off i la persona que porta la comunicació interna té tres coses obertes: un PDF amb l'agenda, un full de càlcul amb els noms i un correu on algú pregunta si el repte va abans o després del sopar. Ningú no ha confirmat res. Amb una invitació digital pots tenir-ho muntat avui mateix: tries un disseny del catàleg, escrius els textos i envies l'enllaç. Aquí tens les alternatives a les invitacions digitals per a esdeveniments corporatius amb gamificació, i per què normalment guanya la que no fa instal·lar res.

Cap de les opcions és dolenta de per si. El problema arriba quan el repte, l'hora i la confirmació viuen en llocs diferents i cada convidat ha de fer tres passos per dir que sí.

Què ha de complir un esdeveniment amb reptes abans de comparar

Abans de mirar preus, hi ha quatre coses que decideixen si la peça funciona. Totes quatre tenen a veure amb el mateix: que qui rep la invitació no hagi de fer malabars per apuntar-s'hi.

• El repte ha d'arribar al mateix lloc que l'hora i la seu: si el convidat ha d'obrir un PDF, un correu i un formulari diferent, arriba al joc cansat.
• La confirmació ha de caure en una llista ordenada, no en missatges solts de WhatsApp amb 'jo vinc' i 'jo crec que sí'.
• Si el comitè mou l'hora 48 hores abans, la peça ha de mostrar l'hora nova sense reenviar res a ningú.
• Les preguntes del formulari les ha de poder decidir l'equip que organitza, no qui va muntar la pàgina.

Alternatives a les invitacions digitals per a esdeveniments corporatius: landing, app o enllaç

La primera opció és encarregar una landing page a mida. Sona bé fins que algú pregunta qui l'actualitza quan canvia la seu. Necessita domini, formulari i una persona que hi toqui el codi; el RSVP acaba en una pestanya a part i el convidat confirma sense recordar si el repte era dimarts o dijous. I cada edició de l'event torna a demanar pressupost de desenvolupament.

La segona és una app d'esdeveniment amb rànquing. Brilla el dia de l'acte, no el mes abans, que és just quan es decideix si la gent vindrà. I té un cost amagat: qui llegeix la invitació des de l'ordinador de la feina no instal·la res i queda fora del joc des del primer minut. Si per saber el codi de vestimenta t'has de registrar en una app, alguna cosa s'ha torçat.

Si per saber l'hora, el lloc i el repte has d'obrir tres coses, l'event ja ha perdut el primer joc.

La invitació digital amb gamificació: l'enllaç fa d'app

La tercera opció és la invitació digital amb gamificació: una pàgina web pròpia de l'event que s'obre amb un enllaç o un codi QR, sense instal·lar res. El repte, la data, el mapa i la frase viuen a la mateixa pàgina, repartits en escenes encadenades que es personalitzen amb textos i fins a sis fotos pròpies, amb música si vols. Les confirmacions arriben dins de la mateixa invitació, en una llista ordenada, amb les preguntes de RSVP que hagi configurat l'equip. I si el comitè canvia l'hora o el codi de vestimenta després d'enviar, s'edita i el mateix enllaç mostra la versió nova: no cal reenviar res.

Si el teu event es juga en la confirmació, no cal complicar-ho més. Fes una ullada al catàleg, tria el disseny que encaixi amb la imatge de l'empresa i publica la invitació avui: el repte, l'hora i el mapa aniran junts, i quan canviï alguna cosa no hauràs de perseguir ningú.