Invitació digital: al·lèrgies i càtering de l'esdeveniment

El càtering et demana la xifra final i les restriccions el dia 10. Tu encara tens 80 convidats sense confirmar, perquè l'enllaç es va perdre en un fil de WhatsApp de 300 persones. Amb una invitació digital per a un esdeveniment corporatiu no arregles les al·lèrgies, però sí que saps qui ve i quants són abans que el menú vagi a impremta. La pots crear i enviar avui mateix des del catàleg.

El problema no és la tecnologia. És que les dades arriben tard i per canals que ningú no normalitza. Aquestes són les parts que pots controlar tu, i les que han de passar per una altra via.

El menú s'imprimeix abans que tanquis l'RSVP

Al càtering li cal una xifra tancada i les restriccions el dia que ha de comprar. Si aquell dia encara arrossegues 80 respostes escampades, decideixes amb presses. I les presses es paguen: imprimeixen 300 menús amb opció A o B i la tarda de l'esdeveniment apareixen 23 al·lèrgies que ningú no havia vist. Refer 23 targetes surt més car que haver reenviat un enllaç a temps. Tu no decideixes com treballa la cuina, però sí el moment en què li arriben les dades.

• Posa una data límit de RSVP que et puguis creure, no un 'una setmana abans' si el teu equip tanca convidats 48 hores abans.
• Envia l'enllaç una vegada i deixa'l sempre al mateix lloc; no confiïs que cadascú el trobi dins del fil.
• Si canvies l'hora, el lloc o el mapa, l'enllaç no canvia i tothom veu la versió actualitzada, sense reimprimir ni reenviar sobres.
• Tanca la llista amb el càtering per escrit abans que enviïn res a impremta.

Per què la invitació digital no ha de demanar al·lèrgies a l'RSVP

És temptador afegir un camp d'al·lèrgies al formulari de confirmació. No ho facis. Són dades mèdiques i necessiten un altre canal i un altre consentiment. La invitació digital serveix per confirmar assistència i comptar caps, no per recollir historials.

A més, una pregunta oberta dins de 300 respostes són 300 textos diferents que algú hauria de normalitzar a mà. Que el càtering enviï la seva pròpia fitxa de restriccions: ells saben què necessiten saber i com ho volen llegir.

La invitació digital et diu qui ve i quants són. Les al·lèrgies han de viatjar per un altre canal.

El WhatsApp que converteix 23 al·lèrgies en 23 fils

Preguntar 'algú és al·lèrgic?' en un grup de 300 persones es respon amb adhesius i es perd entre bromes. Amb una invitació digital, cada convidat confirma des del mòbil sense instal·lar cap app i tu veus la llista ordenada dins de la mateixa invitació. Les restriccions les reculls a part, amb un formulari del càtering o un correu dedicat. I si algú escriu 'jo tinc intolerància al gluten' enmig del fil, aquella informació no queda enlloc.

Com crear invitacions digitals per a un esdeveniment corporatiu amb càtering

Tria un disseny del catàleg, prova'l gratis editant la portada i, quan el tinguis, personalitza els textos, les fotos, la música i les preguntes de confirmació al Joy Studio, des del navegador. Publiques amb un botó i les respostes arriben dins de la mateixa invitació. Tot per 29,99 EUR, pagament únic. Si tens un esdeveniment aquest mes, no deixis que les restriccions d'última hora trobin el càtering amb el menú imprès: crea la teva invitació digital avui i porta el control de les confirmacions des del primer enviament.