Invitació digital per a un esdeveniment corporatiu accessible

La setmana passada, una companya va arribar a la sala amb la cadira de rodes i es va trobar tres graons a l'entrada. La invitació deia «accés adaptat» i prou. Ningú sabia si hi havia rampa, si l'ascensor arribava a la planta o si calia avisar algú. Amb una invitació digital per a un esdeveniment corporatiu accessible pots escriure l'accés exacte, el menú i els subtítols en un sol enllaç, i crear-la i enviar-la avui mateix des del catàleg. No calen grans paraules: calen dades que es puguin llegir en una pantalla de mòbil.

No és un detall de cortesia. És la informació que algú necessita abans de sortir de casa: per on entra, què podrà menjar i si podrà seguir les ponències. Si això no cap a la invitació, el convidat ha de trucar o preguntar per WhatsApp, i tu has de respondre el mateix tres vegades. La invitació és l'únic document que tothom obre abans de sortir; ha de resoldre els dubtes bàsics sense fer passar ningú per un formulari.

La invitació digital que diu on és la rampa

L'accés és el primer que ha de quedar clar. No n'hi ha prou amb una etiqueta genèrica; cal el detall que permet arribar sense trucar a ningú. Qui organitza un esdeveniment corporatiu accessible no pot delegar aquesta informació en un correu intern que només llegeix la meitat de la plantilla.

• Escriu l'accés exacte: «Entrada per la porta lateral, rampa al costat de l'aparcament de bicis». «Accés adaptat» no diu res a qui va amb cadira de rodes.
• Afegeix com s'hi arriba: «Metro Línia 4, sortida amb ascensor, 6 minuts a peu fins a la sala». Si l'últim tram té un esglaó o un bordó, posa-ho.
• Posa un nom i un mòbil de contacte per a necessitats d'accés. Un correu genèric es llegeix dilluns; el mòbil es llegeix a la porta.
• Indica on són els lavabos accessibles i quin és el camí més curt des de la sala. Si no n'hi ha a la sala, digues quin és el més proper.

El menú i els subtítols van al mateix enllaç

El menú no és un annex: és part de la invitació. Publica'l amb ingredients, no amb etiquetes. «Crema de carbassa amb pipes i oli d'oliva» s'entén; «opció veggie» obliga a preguntar a última hora. Si hi ha diversos menús, escriu què porta cadascun. Així la gent no ha de preguntar si el «vegetarià» porta formatge.

Digues també si les ponències porten subtítols i en quina pantalla es veuen. Si no en porten, millor saber-ho en confirmar que no pas asseure's a la tercera fila. I marca les zones de descans: «Sala 2, planta baixa, sense música de 16:00 a 17:00», i si hi ha lloc per deixar el cotxet o el gos guia. Si hi ha una sala de calma o un espai fora del soroll, digues on és i a quina hora està lliure.

Una invitació útil no és la que queda bonica: és la que et diu per on entraràs i què passarà quan siguis dins.

Com crear invitacions digitals per a esdeveniments corporatius accessibles

Amb Send The Joy muntes una pàgina web pròpia de l'esdeveniment, sense app i sense paper. Un enllaç, un QR o un missatge per a tothom; les confirmacions arriben dins de la mateixa invitació, en una llista ordenada. Si dos dies abans canvia la sala o s'espatlla l'ascensor, edites la invitació i l'enllaç continua sent el mateix: ningú no veu la versió vella. També pots canviar la foto de portada o el text de benvinguda després de publicar: l'enllaç no es trenca. Si hi ha convidats de diversos països, la web és en 7 idiomes i el contingut es pot configurar per idioma. Costa 29,99 EUR, pagament únic. Prova-la gratis, publica l'enllaç avui i deixa que cada convidat sàpiga com entrar abans de sortir de casa.