Com fer una invitació digital d'esdeveniment corporatiu

Dilluns a les nou del matí. La reunió és dijous, la sala encara està «per confirmar» i la teva cap vol la invitació abans de dinar, en català i en anglès. Aquesta és la guia de com fer una invitació per a un esdeveniment corporatiu sense dissenyador i sense reescriure-la tres vegades. I sí: amb una invitació digital del catàleg la pots crear i enviar avui mateix.

El coll d'ampolla no és el disseny. És que la meitat de les dades que necessita la invitació no les té ningú per escrit, i tu les has de demanar mentre comunicació decideix el to de la marca.

Com fer una invitació per a un esdeveniment corporatiu: les dades que falten el dia abans

Abans de mirar cap disseny, comprova que aquestes quatre coses existeixen. La majoria de retards no vénen de l'estil: vénen de trucar a tres persones per saber a quina hora comença.

• Data, hora i adreça exacta en una sola línia, amb l'enllaç al mapa ja enganxat. Si la seu encara balla, publica i corregeix després: l'enllaç no canvia i ningú no ha de tornar a obrir res.
• També la versió en anglès des del principi: el contingut de la invitació es pot configurar per idioma i la web funciona en set, així que l'oficina de Lisboa no és una feina a part.
• Codi de vestimenta, si hi ha còctel o només ponència i fins quan es confirma. Són les tres preguntes que el teu equip acabarà responent per WhatsApp a les onze de la nit.
• Qui firma la invitació —nom, càrrec i correu de contacte— i el logo vigent, no el del 2019.

La invitació digital d'esdeveniment corporatiu va en un enllaç

Res de PDF de 4 MB que es talla al mòbil ni adjunts que reboten pel límit del correu corporatiu. És una pàgina web pròpia de l'event: l'invitat l'obre al navegador i confirma des d'allà, sense instal·lar cap app i sense registrar-se enlloc.

Es comparteix per on ja parleu: un enllaç al correu intern, un missatge al xat del projecte o un QR a la pantalla de l'entrada. I les invitacions digitals d'esdeveniment corporatiu tenen un avantatge que el paper no té: si dilluns canvia el logo, una foto o la frase, s'edita i l'enllaç segueix sent el mateix. Fins a sis fotos pròpies, amb la de portada marcada, que s'encuadren soles al marc.

Pots moure l'hora, la seu, el mapa o la frase després d'enviar-la: els convidats veuen la versió actualitzada i tu no reenvies res.

Les confirmacions arriben en una llista, no en quaranta missatges

El RSVP viu dins de la mateixa invitació i les respostes queden en una llista ordenada, a punt per passar a la fulla del càtering. Les preguntes del formulari es configuren: si necessites saber qui ve al còctel i qui només a la ponència, es pregunta allà mateix i deixes de perseguir ningú pel mòbil.

El que el digital no fa, dit clar

És 100% digital: no imprimeix ni envia paper. Si direcció vol una còpia per a l'arxiu, la combinació sensata és enllaç per a tothom i unes quantes còpies impreses per a qui les guardarà. Els convidats necessiten un mòbil, una tauleta o un ordinador amb connexió; per al directiu que no obre enllaços, una trucada continua sent el pla B. I no hi ha recordatoris automàtics a qui no ha respost ni escaneig d'entrades: si això és imprescindible, cal una altra eina a més de la invitació.

Tria el disseny amb el contingut ja escrit al davant, mira com queda la portada sense pagar i publica amb un botó. La invitació digital del teu esdeveniment corporatiu costa 29,99 EUR, pagament únic, i el mateix enllaç et servirà per a la propera edició.