Invitació digital per a esdeveniment corporatiu: quan compensa

Falten deu dies per a l'acte i la sala ha canviat de lloc. Tens la invitació en un PDF, l'has enviada a tres llistes de correu i comencen a arribar missatges preguntant si l'hora és la mateixa. Tornes a adjuntar el fitxer, ara amb «versió definitiva» al nom. Al cap d'una hora, algú obre l'anterior i et demana pel codi de vestimenta.

Una invitació digital per a un esdeveniment corporatiu no és un PDF bonic: és una pàgina web amb un enllaç que sempre ensenya la versió actual. Aquí tens quan val la pena, quan no, i com prendre la decisió abans de pagar res.

L'enllaç fa la feina de la papereria

Un enllaç substitueix sobres, PDFs i cadenes de correus. Qui el rep l'obre al navegador del mòbil, sense instal·lar cap app, i confirma des d'allà mateix. Si la sala canvia a última hora, edites el lloc al Joy Studio i el mateix enllaç mostra la versió nova: no reenvies res ni avises ningú. Si l'equip està repartit entre ciutats, l'enllaç viatja per correu, per Slack o en un QR a la pantalla de recepció.

• Un enllaç que s'obre sense app i es respon des del mòbil.
• El RSVP viu dins la invitació: les confirmacions arriben en una llista ordenada.
• Canviar hora, lloc, mapa o codi de vestimenta no obliga a reenviar res.
• Fins a 6 fotos pròpies, música i textos amb un camp per dada, sense comptar caràcters a mà.

Un esdeveniment corporatiu demana dades, no decoració

El rètol, la data, l'hora, la frase i el lloc van en camps separats. El convidat no ha de buscar l'hora entre quinze missatges. El RSVP és dins la invitació i tu decideixes quines preguntes porta el formulari: si necessites saber qui ve a la sessió del matí o a la de la tarda, ho preguntes en el moment de confirmar i les respostes t'arriben ordenades.

Les escenes de la invitació s'encadenen i les pots editar una a una amb textos i fotos teves. Pots triar quina foto fa de portada i substituir qualsevol imatge més endavant, sense tornar a muntar la resta. Si l'acte és en dues llengües, la pàgina està en 7 idiomes i el contingut de la invitació es pot configurar per idioma.

Si el teu acte canviarà encara que sigui una hora o un lloc, un enllaç t'estalvia reimprimir i reenviar.

El paper i el digital poden conviure

Si algú de l'equip espera paper per a la taula d'acreditació, la sortida raonable és enllaç per a tothom i unes poques còpies impreses per a qui les vulgui guardar. La invitació no imprimeix ni envia res. I per obrir-la cal un mòbil, una tauleta o un ordinador amb connexió.

Quan no val la pena una invitació digital per a esdeveniment corporatiu

No cal per a una reunió de cinc persones que ja es confirmen pel xat: un missatge amb hora, lloc i ordre del dia ja fa la feina. Tampoc si el teu públic no té cap dispositiu amb connexió, ni si necessites escanejar entrades o controlar aforament, perquè la invitació no fa això. Per a qualsevol acte que es mourà —un ponent que confirma tard, un codi de vestimenta que s'aclareix al final—, prova-la gratis, edita la portada i decideix amb la invitació al davant.