Invitació digital: errors de QR en un event corporatiu

Són les set de la tarda i a la taula d'acreditació hi ha una cua de vint persones. La primera aixeca el mòbil davant d'un cartellet amb un codi QR, amb la brillantor al mínim, i el lector no llegeix res. Darrere seu, un altre convidat busca la invitació en un correu de fa tres setmanes. La culpa no és del disseny: és dels errors en la invitació digital d'esdeveniment corporatiu amb codi QR que es poden preveure abans de publicar-la. Aquesta mateixa tarda pots triar un disseny al catàleg, provar la portada gratis i enviar l'enllaç.

El codi no és un detall decoratiu: és la porta d'entrada. Si falla, l'endarreriment es nota a la sala, al còctel i al ponent que espera per començar.

El codi QR falla a la porta, no al disseny

Un QR nítid a l'ordinador pot ser un quadrat gris en un vestíbul amb focus. Prova'l amb tres mòbils diferents, un d'ells amb la brillantor baixa i amb dades mòbils, abans de donar el disseny per bo. També compta el que hi ha al voltant: si retalles el marge blanc o hi enganxes el logotip a sobre, el lector deixa de trobar-lo. I si el codi obre una pàgina que triga a carregar amb mala cobertura, la cua comença abans que l'invitat arribi a veure el seu nom.

• Escaneja el QR des de tres mòbils, un amb la brillantor baixa i amb dades mòbils.
• Comprova que l'enllaç obre ràpid i sense instal·lar res abans d'enviar-lo.
• Deixa el nom de l'event escrit sota el codi, no només el logotip.
• Imprimeix dues còpies del QR per al punt d'acreditació.

Invitació digital amb codi QR: els errors que es repeteixen

El primer error és tenir un sol mòbil amb la invitació oberta. El codi ha de poder reenviar-se per WhatsApp a qui arriba sense res a la mà. El segon és canviar l'hora del còctel la vigília i reenviar tres-cents correus: les versions duplicades són l'origen del desordre a l'acreditació, perquè cadascú ensenya la que té guardada.

El tercer és no preparar cap recanvi. Imprimeix tu el QR en dos fulls, enganxa'ls a l'atril i tingues la llista de confirmacions ordenada en una pantalla o en paper; una captura de WhatsApp amb noms a mitges no serveix per buscar ningú. I escriu l'enllaç curt a la fulla de benvinguda que hi ha sobre la taula, per si el primer escaneig no surt.

Un codi QR no es nota quan funciona; es nota quan hi ha cua.

Què no fa el codi QR d'una invitació digital

No escaneja entrades ni compta aforament: si necessites un recompte per porta, això va a part, amb una persona i una llista. Tampoc no persegueix qui no ha respost; la llista de confirmacions es consulta dins la invitació quan l'equip l'obre. I no substitueix el paper per a qui el vulgui: la combinació sensata és un enllaç per a tothom i dues o tres còpies impreses per a l'arxiu.

Com crear invitacions digitals per a esdeveniments corporatius sense cues

L'enllaç és sempre el mateix: si dijous corregeixes l'hora o el saló, qui escanegi divendres veu la versió actualitzada sense que hagis de reenviar res. La invitació és una pàgina web, no un PDF, i s'obre a qualsevol navegador sense instal·lar cap app; les confirmacions arriben en una llista ordenada dins la mateixa invitació. També pots configurar el contingut per idioma, així que el mateix QR serveix per al comitè en castellà i per al ponent en anglès. Prova el disseny que més encaixi i edita la portada gratis abans de pagar: 29,99 EUR, pagament únic.