Invitació digital: errors al organitzar una festa de Halloween

És dos quarts d'onze del 30 d'octubre i el mòbil no para. Un convidat pregunta on és exactament el bar. Un altre diu que l'enllaç no li obre. I tu ja has perdut el compte de quants han dit que vindrien. Els errors al organitzar una festa de Halloween d'adults sempre són els mateixos: el grup de WhatsApp que s'omple de memes, un formulari gratuït que caduca, un aforament que ningú ha comptat. Amb una invitació digital pots muntar-la avui mateix, triar un disseny del catàleg i enviar-la amb un enllaç o un QR.

Les invitacions digitals de Send The Joy no són un PDF ni una imatge: cada una és una pàgina web pròpia de la festa. Els convidats l'obren al mòbil sense instal·lar cap app i responen des de dins. Res de perseguir ningú pel xat a les set de la tarda.

Errors al organitzar una festa de Halloween: el grup de WhatsApp

Posar la direcció del bar al grup de WhatsApp és la drecera més cara. El missatge es perd entre memes i a les 22:30 algú encara busca si el lloc era el del carrer Major o el del polígon. Si fas servir un formulari o una pàgina gratuïta, mira quan caduca: n'hi ha que es tallen als 30 dies i tu els vas enviar a mitjan setembre. I el clàssic 'confirmeu-me, si us plau' del 30 d'octubre a les 19:00 és la senyal que mai no hi ha hagut un sistema de confirmació.

• Hora d'inici real i hora de tancament pactada amb el bar, per escrit.
• Aforament màxim del local i quants '+1' has comptat ja.
• Data límit de confirmació (per exemple, el 25 d'octubre a les 22:00).
• Adreça exacta, nom del local i enllaç del mapa, més el codi de vestimenta amb un exemple.

L'hora de tancament mal posada i el bar sense confirmar

Escriure 'fins que aguantem' en una festa d'adults dins d'un local és demanar que el bar tanqui amb 30 persones a dins i un compte pendent. Confirma per escrit amb el local l'hora de tancament i l'últim servei. 'Em pensava que podíem fins a les 3' no és una conversa que vulguis tenir a les 2:40.

A la mateixa invitació, digues si hi ha barra lliure, consumició inclosa o barra normal. La gent decideix si sopa abans segons això. I si tens convidats de fora o que no parlen el teu idioma, el contingut de la invitació es pot configurar per idioma. La direcció, amb el nom exacte del local i l'enllaç del mapa, va al mateix lloc: s'acaba el 'estic davant i no veig res' de les onze de la nit. El codi de vestimenta també: no diguis només 'de Halloween', posa un exemple real ('bruixa elegant', 'malvat dels 80') perquè la gent no arribi amb texans.

Si has de preguntar 'qui ve?' a les set de la tarda del 30 d'octubre, el problema no és la gent: és com els has convidat.

Grup de WhatsApp davant d'una invitació digital: què canvia

Una invitació digital de Send The Joy és una pàgina web pròpia. Es comparteix amb un enllaç, un QR o un missatge, i els convidats responen des del mòbil sense instal·lar res. Si el bar canvia l'hora de tancament o el local, edites la invitació i l'enllaç segueix sent el mateix: ningú no ha de reenviar res. Les confirmacions arriben dins de la mateixa invitació, en una llista ordenada, i les preguntes del formulari es configuren. Pots afegir fins a 6 fotos, música i una frase amb el codi de vestimenta. Costa 29,99 EUR, pagament únic. Abans de comprar carbasses i espelmes, decideix com convidaràs: publica la invitació abans de tancar l'aforament amb el bar.