Invitació digital: errors en actes corporatius amb premsa

El dia abans de l'acte, algú de premsa obre l'enllaç que li has passat i troba la frase interna que vas escriure per als convidats. No és cap drama, però ja tens un missatge que no vols que surti. Els errors en la invitació digital d'un esdeveniment corporatiu amb premsa solen començar aquí: en un enllaç compartit massa de pressa. Amb una invitació digital es pot crear i enviar avui mateix des del catàleg, i corregir després sense tornar a enviar res.

La solució no és un PDF més bonic, sinó una pàgina web que s'obre al navegador i que pots canviar sense reenviar res. Els convidats no instal·len cap app; la premsa tampoc. A sota tens els errors que es repeteixen i com separar els dos fluxos.

Invitació digital: errors en un esdeveniment corporatiu amb premsa

Un enllaç que obre l'agenda interna, els telèfons o la llista de convidats no pot ser el mateix que dones a la premsa. Si el QR del kit de premsa obre la invitació completa del convidat, el backstage es converteix en material citable. A la taula d'acreditació hi ha d'anar un QR diferent, i el correu de convidats no ha de portar mai el dossier. Decideix-ho abans del primer enviament: si ho barreges, ho acabaràs arreglant la nit abans, amb el mòbil a la mà i el fil de correus obert.

• Decideix el repartiment en el primer missatge: enllaç de celebració per als convidats i correu o QR d'acreditació per a la premsa.
• No enganxis el mateix QR al kit de premsa i a la invitació del convidat; a l'acreditació ha d'arribar-hi un codi diferent.
• Si canvies l'hora, la sala o el punt de trobada, edita la invitació i mantén l'enllaç; no enviïs un segon correu amb correccions.
• Abans de publicar, obre l'enllaç com un periodista i com un convidat: si tots dos veuen el mateix, encara no està separat.

La premsa no necessita el mateix missatge que el convidat

Al redactor li serveixen tres dades: què passa, a quina hora i qui parla. La frase de portada és per al convidat; el dossier és per a la redacció. Posa l'embargament amb hora i zona (CET) al mateix bloc que la data, no en un adjunt a part. Un 'properament' a l'assumpte és una invitació a publicar abans d'hora. I si l'acte té diverses seus o sales, digues quina és la bona per a les càmeres.

I afegeix un nom i un mòbil de contacte de premsa dins la invitació. Si el periodista no sap a qui trucar, trucarà al primer número que trobi a la web. Millor que aquest número sigui el de la persona que pot confirmar una hora o desmentir una sala.

Si la premsa i el convidat comparteixen enllaç, el titular l'escriu un altre.

Com crear invitacions digitals que separin els dos fluxos

Una invitació digital és una pàgina pròpia de l'acte, no un PDF que es reenvia sense control. Pots provar-la gratis en mode prova, editar la portada i veure com queda abans de pagar. En comprar-la per 29,99 EUR (pagament únic), es desbloquegen totes les escenes. També pots pujar fins a 6 fotos pròpies i canviar la de portada quan vulguis: la foto de l'any passat es detecta de seguida. Si després canvies l'hora, el lloc, el mapa o el codi de vestimenta, edites i l'enllaç continua sent el mateix; ningú no ha de rebre un segon correu corregit. Les confirmacions arriben en una llista ordenada dins la mateixa invitació, així que comptes cadires i respostes sense perseguir ningú per WhatsApp. Munta la teva invitació digital amb els dos fluxos separats i deixa de corregir a les onze de la nit.