Errors d'invitació digital en un esdeveniment corporatiu

Dijous a les 8:45 del matí. La Marta obre el portàtil a la sala de reunions i algú li pregunta on és l'esdeveniment de la setmana que ve. Té tres versions del text al correu, un PDF de dimarts passat i un missatge al xat que només diu «l'hotel de sempre», sense adreça. Els errors en un esdeveniment corporatiu es paguen així: en converses que es repeteixen i en gent que no sap si ha confirmat. Amb una invitació digital del catàleg pots crear-la i enviar-la avui mateix, amb un sol enllaç i sempre la versió bona.

I no es nota al correu, es nota el dia mateix: cadires buides, persones que arriben una hora abans perquè ningú va dir la zona horària i un càtering pagat per gent que finalment no apareix. Cap d'aquests errors és espectacular, i tots surten cars.

El primer error d'una invitació digital: l'enllaç que es perd a la safata d'entrada

La majoria de convocatòries d'empresa s'aturen aquí: un assumpte genèric, un PDF adjunt i cap manera de saber qui vindrà. L'endemà ningú no pot dir quantes persones hi seran.

• Enviar només un enllaç amb l'assumpte «Esdeveniment 14 de març»: qui el rep no sap si és una formació interna, un sopar amb clients o una reunió, i ho deixa per a més endavant.
• Adjuntar un PDF: pesa, es descarrega a mitges al mòbil de qui va amb taxi i, si canvia la sala, la versió antiga continua circulant per reenviaments.
• Reenviar una captura de pantalla pel xat de l'equip: arriba retallada, sense l'hora i sense cap manera de confirmar assistència.
• Deixar la data límit en un peu de correu que gairebé ningú no llegeix: les confirmacions arriben tard o no arriben.

«18:00» sense zona horària i un lloc que es diu «l'hotel de sempre»

Amb convidats en tres països, una hora sola és una trampa: uns arriben dues hores abans i d'altres dues hores després, i els dos grups tenen raó.

Passa el mateix amb el codi de vestimenta i amb el lloc. Escriure «informal» acaba amb mitja sala en trajo i mitja en texans a la foto de grup que després es publica a la web de l'empresa. I «Hotel Central» sense adreça ni mapa són cinc persones trucant a recepció el mateix dia per preguntar on és exactament.

Una invitació digital no és la que més brilla: és la que respon totes les preguntes abans que ningú no les hagi de fer.

Com crear invitacions digitals per a un esdeveniment corporatiu sense aquests errors

La diferència és pràctica: una invitació digital és una pàgina web pròpia, no un PDF ni una imatge. Els convidats l'obren al navegador del mòbil sense instal·lar cap app i sempre veuen la versió actual. Si la sala canvia, edites el camp del lloc i l'enllaç continua sent el mateix. Les confirmacions arriben dins de la mateixa invitació, en una llista ordenada i amb les preguntes que hagis configurat, així que no cal perseguir ningú per WhatsApp. I com que la web està en set idiomes i el contingut es pot configurar per idioma, un equip internacional llegeix el mateix, cadascú en el seu. Amb una invitació digital de Send The Joy (29,99 EUR, pagament únic) proves el disseny gratis, la personalitzes i la publiques quan estigui impecable: el teu proper esdeveniment es jugarà la reputació en una pantalla, no en un sobre.