Invitació digital: els errors de la cena de gala i el discurs

Els convidats arriben a les 20:30. A la sala hi ha la taula parada, un micròfon i un faristol buit. El discurs de premis ha començat fa vint minuts i la meitat de la gent se l'ha perdut. A la taula, les copes plenes esperen un brindís que ningú no ha sentit. No ha estat mala sort: la invitació deia 'cena a les 20:00' i prou. Ningú no sabia que la part important de la nit passava abans de sopar.

Això es decideix abans d'enviar res. Amb una invitació digital muntes l'ordre de la nit en una pàgina pròpia, la comparteixes amb un enllaç o un codi QR i la pots enviar avui mateix des del catàleg. Els convidats no han d'instal·lar cap aplicació: obren l'enllaç i responen des del mòbil. Aquí tens els errors que més es repeteixen quan la gala té discurs de premis, i què has de posar per no repetir-los.

Errors en la invitació d'una cena de gala amb discurs de premis

El primer error és donar per fet que el discurs ja es veurà. Si els premis comencen a les 20:00 i la cena és a les 21:00, la invitació ho ha de dir: hora d'arribada, hora del discurs i hora de seure a taula. Qui arriba a les 20:30 no arriba tard a la cena, però es queda sense el moment que donava sentit a la nit. No és un malentès dels convidats: és informació que faltava.

• L'hora exacta del discurs i l'hora d'arribada que vols: si els premis són a les 20:00, digues 19:40.
• El codi de vestimenta amb paraules clares: 'Black tie', 'Vestit fosc', 'Còctel'.
• La seqüència de la vetllada: arribada, discurs, cena, premis, ball.
• Un RSVP amb preguntes útils, com ara 'Vindràs al discurs de premis?'.

El codi de vestimenta i l'hora d'arribada

El codi de vestimenta no és un detall decoratiu. 'Black tie' no vol dir el mateix que 'formal', i qui arriba amb un vestit de feina a una gala amb pajarita ho nota de seguida. Escriu-lo amb les paraules que la gent fa servir quan lloga o compra roba: 'Black tie', 'Vestit fosc', 'Còctel'. Amb tres paraules clares t'estalvies les preguntes a la porta i les fotos on tothom va diferent.

Amb l'hora passa igual. Un WhatsApp que diu 'ens veiem a les 8' quan el discurs és a les 8:30 acaba en arribades esglaonades i en el mateix missatge repetit a deu grups. A la invitació hi ha l'hora exacta i un contador; si el discurs s'endarrereix quinze minuts, l'actualitzes i tothom veu la versió nova. El mateix enllaç, sense tornar a enviar res i sense reimprimir res.

Una invitació digital no decora la gala: avisa de l'ordre, diu com has d'anar-hi i recull les confirmacions en una llista.

Invitació digital: l'ordre de la nit i les confirmacions

Tot això cap en una pàgina: l'arribada, el discurs, la cena, els premis i el ball, amb el codi de vestimenta i el mapa. Quan algú confirma, la resposta arriba dins de la mateixa invitació, en una llista ordenada, i tu pots configurar les preguntes: per exemple, 'Vindràs al discurs de premis?'. Així saps quants han confirmat abans d'encendre el micròfon. Tria un disseny del catàleg, prova'l gratis i envia l'enllaç avui.