Invitació digital: errors en un esdeveniment amb càtering

Tens un esdeveniment corporatiu amb càtering i el restaurant et demana el nombre de comensals. Mentrestant, el formulari de confirmació encara és obert i algú respon per WhatsApp el dia abans. La invitació digital d'un esdeveniment corporatiu amb càtering es pot crear i enviar avui mateix des del catàleg: el problema no és el menú, és la llista.

Quan la llista no està tancada, el càtering cobra per persones que potser no vindran i el xef compra a cegues. Aquests són els errors que veiem més sovint i com els evites abans de confirmar el nombre de menús.

Errors a la invitació digital d'un esdeveniment corporatiu amb càtering

El primer error és separar la invitació de la confirmació. El càtering necessita un número, i aquest número ha de sortir d'una llista ordenada dins la mateixa invitació digital. Si escrius «confirma abans del 10» en un missatge de WhatsApp, al cap de dos dies ningú no el torna a obrir. En canvi, el formulari de confirmació viu dins la invitació: l'invitat respon des del mòbil, sense instal·lar cap app, i la resposta cau en una llista ordenada. Les preguntes del RSVP es configuren una a una, així que decideixes què necessites saber exactament abans d'enviar l'enllaç.

• Fixa la data límit del RSVP abans de tancar el nombre de menús amb el càtering.
• Comprova que el nom de l'empresa i de l'amfitrió estan ben escrits a la portada amb la vista prèvia.
• Posa hora, lloc amb mapa i codi de vestimenta a la mateixa escena; si falta un, la trucada arriba el mateix matí.
• Prova el disseny gratis i mira com es veu la portada al mòbil abans de publicar.

Per què les invitacions digitals arriben abans que el xef

La invitació digital és una pàgina web pròpia, no un PDF ni una imatge. Es comparteix amb un enllaç, un QR o un missatge, i els convidats l'obren en qualsevol navegador. Quan canvies la data límit, l'hora o el lloc, edites i l'enllaç segueix sent el mateix: no has de reenviar res ni perseguir ningú. Això també val per al mapa: si mous la seu el dijous al matí, els convidats veuen la versió actualitzada quan tornen a obrir el mateix enllaç.

Hi ha un detall que estalvia moltes trucades: la vista prèvia al moment i el contador de caràcters. Escrius el nom exacte de l'empresa, la frase i el lloc, i veus com queda abans de publicar. Si més endavant vols canviar la foto de portada o una foto decorativa, la pots substituir sense tocar la resta. Fins a sis fotos pròpies s'encuadren soles al marc.

La llista de confirmacions no és un tràmit: és el número que dones al càtering.

El PDF que es queda amb l'adreça antiga

Reenviar el cartell en PDF per correu és l'altre error clàssic. La meitat dels convidats assisteix amb l'adreça antiga i l'altra meitat amb la nova. Amb una invitació digital, el mapa i el text es corregeixen al mateix lloc i tothom veu la versió bona. També pots canviar la vestimenta o la frase sense reimprimir ni tornar a enviar sobres. I si algú vol una còpia per guardar, la solució sensata és un enllaç per a tots i unes poques impressions a part: la invitació digital no imprimeix ni envia paper.

Abans de trucar al xef, tanca la llista amb una invitació digital que reculli les confirmacions en ordre i et deixi corregir el lloc sense reenviar res. Tingues en compte que els convidats necessiten un mòbil, tauleta o ordinador amb connexió; si algú no en té, avisa-ho des del primer missatge. Si et preguntes quant costa una invitació digital d'esdeveniment corporatiu, el preu és 29,99 EUR per invitació, pagament únic.