Invitació digital: errors en un aforament limitat

Falten dos dies per al sopar de presentació i algú escriu al grup del departament: «El Jordi ve o no?». Ningú no ho sap. La invitació digital d'un esdeveniment corporatiu amb aforament limitat es decideix en aquests detalls: si la confirmació no té un botó clar, la cadira queda buida. Al catàleg pots triar un disseny, provar-lo gratis i enviar-lo avui mateix.

I no va de tenir pocs convidats, sinó de saber quants en tens de veritat. Amb una invitació ben plantada saps qui ve, qui no i qui encara no ha contestat, sense comptar missatges a mà.

Errors en la invitació digital d'un esdeveniment amb aforament limitat

El primer error és no decidir qui contesta i quan. Un fil de WhatsApp amb quaranta persones i respostes del tipus «m'ho apunto, ja et dic» és una cadira que es queda buida: si la confirmació no té un botó clar, ningú no sap si compta. I la data límit amagada al segon paràgraf d'un correu no existeix. Ha d'anar enganxada al botó de confirmar, amb dia i hora: «abans de dimarts 14, a les 18.00».

• Data límit de confirmació amagada al segon paràgraf, en lloc de ser al costat del botó.
• Perseguir les respostes una per una per WhatsApp la tarda abans.
• Passar de 100 a 130 convidats «per si de cas» i acabar amb cadires plegables al passadís.
• Enviar una captura de pantalla de la invitació en lloc de l'enllaç o el codi QR.

Invitar de més «per si de cas» desquadra la sala

Si la sala té 80 cadires i 80 coberts, aquest número ha d'estar escrit a la invitació, no en un correu a part que la meitat no obre. I cada assistent de més —un acompanyant, un proveïdor que es queda a dinar— ha de passar pel mateix formulari de confirmació que la resta, amb nom i cognom.

Invitar de més no et dona marge, et dona una sala desquadrada. El dia de l'esdeveniment apareixen quinze persones que no comptaves i algú ha de decidir-ho tot amb el menjar ja encarregat.

El mapa i el codi de vestimenta, a la seva escena

Mitja tarda de missatges preguntant on és l'entrada o si cal anar de jaqueta passa quan el mapa i el codi de vestimenta són en un altre correu que ningú no troba. A la invitació, cada cosa va a la seva escena: el lloc amb el mapa a mà, el codi de vestimenta sota la data. Qui ho vol saber ho troba sol.

Una invitació que no recull les respostes en una llista et fa fer la feina dues vegades: primer per enviar-la i després per esbrinar qui vindrà.

Per què les invitacions digitals encaixen amb un aforament tancat

Una invitació digital és una pàgina web amb enllaç i QR, no un PDF adjunt: el convidat obre, llegeix i confirma des del navegador del mòbil sense instal·lar res. Les confirmacions arriben dins de la mateixa invitació, en una llista ordenada. I si després de publicar has de canviar l'hora, el lloc o el codi de vestimenta, edites i l'enllaç segueix sent el mateix: ningú no ha de reenviar res. Per 29,99 EUR, pagament únic, tens una invitació que s'actualitza tota sola.