Invitació digital: error en comptar acompanyants

Diumenge a la nit, dos dies abans del casament, obres el full de confirmacions. Trenta-vuit respostes i quatre files que diuen 'vine amb la meva parella', 'venim dos' o 'porto un amic'. Cap nom. El càtering va tancar el número dijous i tu tens quatre cadires sense etiqueta damunt del plànol. Comptar acompanyants en una invitació digital de boda és on fallen gairebé tots els recomptes, i es pot evitar abans d'enviar res: tries un disseny del catàleg, el personalitzes i l'envies avui mateix.

El problema no és la gent: és el formulari. Si el lloc on responen no té un camp per al nom de l'acompanyant, l'endemà et trobes la mateixa pregunta en cinc converses diferents i cap resposta que serveixi per imprimir una targeta de lloc.

El +1 sense nom et desordena la taula

Un convidat respon 'vine amb la parella' i no escriu com es diu. El càtering ja compta dos plats, però al plànol només hi ha una cadira marcada. Si dos cosins fan el mateix, tens quatre coberts de més i cap nom per posar a la taula 7. L'error no apareix el dia que confirmen, sinó tres dies abans, quan intentes quadrar taules de deu.

• Un convidat escriu 'vine amb la meva parella' i no posa el nom: el càtering compta dos plats i al plànol només hi ha una cadira marcada.
• Si dos cosins responen 'porto algú', acabes amb quatre coberts de més i cap etiqueta per enganxar a la taula 7.
• El desordre no es veu el dia que confirmen, sinó tres dies abans, quan muntes taules de deu.
• Cada resposta sense nom és una trucada o un missatge més per tancar el número abans de passar-lo al càtering.

Com comptar acompanyants en una invitació digital de boda

Al formulari de confirmació hi pots configurar una pregunta per saber si ve algú més i un camp per al nom exacte. La resposta queda dins de la mateixa invitació, no en un xat perdut. El convidat obre l'enllaç al mòbil, escriu 'Anna' o 'Javier' i tu veus la llista ordenada sense perseguir ningú.

I quan canviïs l'hora, el lloc o el mapa, el mateix enllaç mostra la versió actualitzada. No reimprimeixes res ni tornes a enviar sobres. Aquesta és la diferència pràctica entre les invitacions digitals i un full de càlcul que omples a mà.

Tres errors que inflen la llista d'acompanyants

El primer és posar 'convidat i acompanyant' sense límit: una família entén que pot portar tres persones i una altra que només una. El segon és no demanar el nom de l'acompanyant fins al dia que pagues el càtering; en aquell moment ja no saps qui ocupa cada plaça. I el tercer és corregir només de boca: 'al final ve la meva germana' dit al passadís no arriba ni al plànol ni al recompte.

Un '+1' sense nom és una cadira buida al plànol i un plat de més al càtering.

Per què una invitació digital et tanca el recompte

Les confirmacions arriben dins de la mateixa invitació, en una llista ordenada: veus qui ve, amb qui i quants sou. Si algú prefereix el paper, la combinació sensata és un enllaç per a tots i unes quantes còpies impreses per a qui les vulgui guardar. No deixis que un '+1' sense nom decideixi el plànol per tu: tria un disseny, personalitza'l en una estona i envia'l avui mateix per 29,99 EUR, pagament únic.