Invitació digital: errades en un acte corporatiu a Roma

Vuit del vespre en una terrassa de Prati, a Roma. Trenta persones amb americana, un cambrer amb la safata a la mà i mitja sala que encara no ha arribat. La invitació deia «sopar» i prou: uns han entès les vuit, altres les nou. No és un problema de disseny, és una errada en la invitació digital per a un esdeveniment corporatiu a Roma que es podia haver corregit en dos minuts. Pots crear-la i enviar-la avui mateix des del catàleg.

El que falla en aquests casos gairebé mai és la imatge. És la informació: l'hora, l'adreça, qui confirma i per on. Quatre detalls que es veuen a simple vista i que, mal posats, deixen cadires buides o el càtering esperant dempeus.

Les errades en la invitació digital per a un esdeveniment corporatiu a Roma comencen a l'hora

A Roma un aperitiu a les set i un sopar a les vuit i mitja no són la mateixa cosa. Si la invitació només diu «sopar», mitja sala apareix a les nou i el càtering espera dempeus. Passa molt quan s'aprofita el text de l'edició anterior: la data vella es queda a la portada i qui llegeix de pressa confirma el dia equivocat. Si els convidats vénen d'EUR, Parioli i Trastevere, separa l'hora d'arribada de l'hora d'inici de la sessió i posa el lloc exacte al costat de cada hora.

• Escriu la data amb el dia de la setmana: «divendres 14 de març» es llegeix millor que «14/03».
• Separa l'hora d'arribada de l'hora d'inici i posa el lloc exacte al costat de cada una.
• Revisa que la data de la portada sigui la d'aquest any i no la de l'edició passada.
• Indica a quina hora convé sortir d'EUR, Parioli o Trastevere per arribar sense córrer.

La invitació digital corregeix el rumb sense reenviar res

Amb una invitació digital l'enllaç és el mateix abans i després de publicar. Si el proveïdor canvia l'hora del sopar, ho edites i el convidat veu la versió actualitzada quan l'obre. Les confirmacions arriben dins la mateixa invitació, en una llista ordenada, i el formulari es pot configurar amb les preguntes que necessitis. Res de reconstruir el nombre d'assistents comptant missatges de WhatsApp a dues hores de l'acte.

Un PDF adjunt es reenvia malament, es duplica i es queda vell a la safata d'entrada. Per això les invitacions digitals que funcionen són pàgines web: s'obren al navegador sense que ningú instal·li cap aplicació, i el convidat només necessita un mòbil, una tauleta o un ordinador amb connexió.

Una invitació que s'edita després d'enviar-la i manté el mateix enllaç no és un extra: és el que t'estalvia trucar a trenta persones.

Com crear una invitació digital per a un esdeveniment corporatiu a Roma sense errades d'adreça

«Zona Prati» o «Via del Corso» sense número deixa trenta persones donant voltes a la mateixa illa mentre la sala es refreda. Posa carrer, número, planta o porta, i comprova que el mapa obre bé al mòbil. El codi de vestimenta també hi ha de ser, escrit, si no vols trucades de darrera hora preguntant si és trajo fosc o americana. Si el lloc canvia de porta, ho edites i el mateix enllaç continua servint. Tria un disseny del catàleg, mira-te'l al telèfon i publica'l quan tot quadri: 29,99 EUR, pagament únic.