Invitació digital corporativa amb llista d'espera

Dimarts, dos quarts de set de la tarda. Tens un full de càlcul amb quaranta-dues files: vint-i-vuit responen que sí, nou que ho han de mirar i cinc que no han dit res. La sala només admet quaranta persones i mitja oficina ha preguntat si pot venir amb algú. Això no es resol enviant missatges a les onze de la nit: es resol decidint el límit de places abans de publicar res. Una invitació digital d'esdeveniment corporatiu amb llista d'espera et dona un enllaç, un formulari de confirmació i una llista ordenada amb qui ha dit que sí. La llista d'espera la portes tu, però amb dades de veritat i no amb suposicions. La pots crear avui mateix des del catàleg i tenir-la en marxa en una estona.

Quan el límit està decidit abans d'enviar l'enllaç, cap resposta et descol·loca. Ni la del cap que vol portar tot el seu equip, ni la del client que confirma un dijous a la tarda, quan ja has comptat les cadires.

Invitació digital per a esdeveniments corporatius: primer l'aforament, després el disseny

Abans de triar colors, tria números. Mira quantes persones hi caben de debò i deixa-hi marge: si cada invitació sol venir amb acompanyant, la xifra que et surt no és la de convidats, sinó la d'enllaços que pots enviar. Escriu la regla en una frase i no la moguis a mig camí: 'les places s'assignen per ordre de confirmació' ocupa una línia dins la invitació i estalvia la conversa incòmoda del dia abans. Reserva també dues o tres places sense repartir per al ponent que confirma tard o per al company que torna de viatge.

• El nombre de persones que hi caben de debò, no el nombre d'invitacions que t'agradaria enviar.
• La regla d'assignació escrita en una frase: per ordre de confirmació.
• La data i l'hora de tancament de confirmacions, ben visibles dins la invitació.
• El missatge per a qui es queda en espera, escrit abans de necessitar-lo.

Què li dius a qui es queda fora (per ara)

El silenci és la pitjor resposta. Si algú ha preguntat i no li has contestat, pensarà que el seu missatge s'ha perdut. Escriu-li el mateix dia que tanques el límit: 'Estem plens, però t'aviso si es lliura una plaça'. Curt, clar i sense promeses que no puguis complir.

Posa també la data de tall dins la invitació, perquè ningú descobreixi el límit quan ja ha reservat el vol o ha canviat el torn amb un company. I si la trobada es repeteix cada trimestre, guarda aquella llista a part: els qui s'han quedat fora són els primers a qui escriuràs la propera vegada.

Qui confirma primer, entra; qui confirma tard, espera. Escrit abans de publicar, això no és un problema: és una norma.

Una baixa d'última hora no et fa refer la invitació

Si algú cancel·la, no has de repetir res: envies el mateix enllaç a la persona següent de la llista d'espera i ja està. Dins l'editor pots canviar l'hora, el lloc, el mapa o el codi de vestimenta quan vulguis, i l'enllaç continua sent el mateix: ningú no ha de tornar a obrir un missatge antic. Com que les confirmacions queden en una llista ordenada, veus de seguida quants han dit que sí i quantes places queden lliures.

El límit honest: és digital, i això es nota

Ho diem clar: no s'imprimeix ni s'envia paper. Si el director financer vol una còpia per a l'arxiu, el més pràctic és combinar-ho: enllaç per a tothom i unes quantes impressions per a qui les guardarà. Els convidats necessiten un mòbil, una tauleta o un ordinador amb connexió; no hi ha cap aplicació per instal·lar, només un enllaç per obrir. I si la llista d'espera supera l'aforament, no l'estiris: munta una segona sessió o reserva la data següent i avisa amb el mateix enllaç actualitzat. Quan tinguis clar el límit de places, crea la teva invitació digital al catàleg per 29,99 EUR, prova-la gratis i publica-la.