Invitació digital per a la convenció anual d'empresa

Si organitzes una convenció anual d'empresa amb quatre-centes persones i sis delegacions, ja saps com va. Dilluns a tres quarts de vuit, quaranta converses obertes al mòbil i algú preguntant a quina hora és l'acreditació. Amb una invitació digital muntes això el mateix dia des del catàleg: tries un disseny, omples data, seu i agenda, i envies l'enllaç. Els convidats obren el navegador del mòbil i confirmen sense instal·lar cap app.

La diferència no és que quedi bé en una pantalla. És que cada dada viu al seu propi camp i que l'enllaç es pot editar després d'enviar-lo. Si el comitè canvia l'hotel o l'hora de la plenària, no reimprimeixes res ni avises un per un: tothom veu la versió bona.

Invitació digital per a la convenció anual d'empresa: què entra i què queda fora

Abans de triar disseny, decideix què ha de recollir la invitació i què no. El que no hi cap s'ha de resoldre per una altra banda, i és millor tenir-ho clar des del principi.

• Un camp per dada: rètol, noms, data, frase i lloc es rellenen per separat. La data de la convenció no competeix amb el nom del ponent a la mateixa línia.
• Les confirmacions arriben dins la mateixa invitació, en una llista ordenada i amb les preguntes que hagis configurat.
• El que no hi entra: al·lèrgies, menús, bressols o transport no es recullen a la confirmació. Això demana un formulari a part o un correu a l'organitzador.
• Un sol enllaç per als sis països: la web és en set idiomes i el contingut de la invitació es configura per idioma, així la delegació francesa i la italiana llegeixen el mateix.

Quatre-centes confirmacions no caben en un fil de WhatsApp

Quaranta converses són quaranta maneres de dir «hi vinc». Aquí les respostes cauen totes al mateix lloc, en una llista ordenada que es llegeix d'una passada.

Si necessites distingir qui ve al sopar de gala i qui només a la plenària, això es pregunta al formulari de confirmació, no en un missatge solt. I canviar l'hora de l'acreditació o el codi de vestimenta després d'enviar-la no trenca res: el mateix enllaç ja mostra la versió nova.

L'agenda es llegeix millor com a escenes que com un PDF

Una invitació digital no és un cartell ni un PDF. És una pàgina amb escenes encadenades —portada, benvinguda, agenda del dia, sopar, tancament— i cada escena té els seus textos i les seves fotos. Pots pujar fins a sis fotos teves, marcar quina fa de portada i substituir-ne qualsevol més endavant; s'encaixen soles al marc encara que vinguin del mòbil d'un company. El contador de caràcters, a més, evita que el càrrec complet del director general descol·loqui la maquetació la nit abans.

L'enllaç és sempre el mateix: canvies hora, lloc, mapa o codi de vestimenta i els quatre-cents convidats veuen la versió actualitzada.

Per què la invitació digital resol la convenció anual d'empresa

Perquè tot el que canvia durant les sis setmanes prèvies —seu, hora, mapa, codi de vestimenta, frase de benvinguda— es toca a l'editor del navegador i el mateix enllaç ho ensenya a tothom. No queda cap versió antiga circulant entre països. I si algú vol paper, la combinació sensata és enllaç per a tots i unes quantes còpies impreses per a qui les vulgui guardar: la invitació digital no imprimeix ni envia.

Si organitzes la convenció anual, prova el disseny en mode de prova i mira com queden la teva data i la teva seu abans de pagar. Una invitació digital de Send The Joy es pot editar després d'enviar-la, així que l'única versió que circularà entre les sis delegacions serà la correcta. Al catàleg tens dissenys per triar, personalitzar i publicar avui mateix.