Invitació digital per a congrés mèdic: 5 que acrediten

Un metge arriba a l'hotel a tres quarts de dotze de la nit, la vigília del congrés. Obre el mòbil, busca el correu de la inscripció i troba un PDF amb el programa de la setmana passada: la sala 3 és ara a la planta 1 i la ponència de les deu s'ha mogut a dos quarts de dotze. Aquell fitxer ja no li serveix de res. Una invitació digital per a congrés mèdic ho resol en un sol enllaç, i la pots crear i enviar avui mateix des del catàleg, sense esperar cap impremta.

Aquí no parlem de si el disseny és bonic. Parlem de tres coses que el comitè acaba necessitant de veritat: que l'assistent s'acrediti sense dubtes, que el programa que llegeix sigui el d'avui i que les confirmacions arribin en un lloc on algú les pugui llegir de cop.

Les millors invitacions digitals per a congrés mèdic, criteri a criteri

Abans de triar plantilla, decideix què ha de fer la invitació. En un congrés l'ordre de prioritats és aquest: que s'obri sense friccions, que cada assistent la pugui llegir en el seu idioma i que el preu no et sorprengui cada cop que canvia una hora.

• Que s'obri al navegador del mòbil i prou. Res d'instal·lar aplicacions quan algú vol confirmar des de l'habitació de l'hotel.
• Que el contingut es pugui configurar per idioma: el mateix enllaç en català, castellà, anglès, francès, italià, portuguès o alemany.
• Que cada dada tingui el seu camp (ròtol, noms, data, frase, lloc) amb comptador de caràcters, per no publicar un programa amb el nom del ponent tallat.
• Que el preu sigui tancat: 29,99 EUR per invitació, pagament únic i sense subscripció, en lloc de pagar cada reimpressió del programa.

El RSVP que un comitè científic pot fer servir de veritat

Les confirmacions arriben dins de la mateixa invitació, en una llista ordenada. No hi ha correus solts, ni missatges de WhatsApp, ni un full de càlcul paral·lel que algú actualitza a mà quan pot.

Les preguntes les decideixes tu: el formulari de confirmació és configurable. Si el comitè vol saber la especialitat de l'assistent o si vindrà a la cena de clausura, es pregunta en aquell mateix pas i la resposta queda a la llista. Comparteixes l'enllaç una vegada i cada confirmació apareix a la mateixa pantalla de l'esdeveniment.

Invitació digital o PDF adjunt: què canvia per al comitè

Un PDF és un fitxer que algú descarrega i que caduca el dia que es mou una hora. Una pàgina web pròpia de l'esdeveniment s'obre des d'un enllaç, un QR o un missatge, no demana instal·lar res i admet fins a 6 fotos pròpies de la seu, de l'auditori o del comitè, que s'encuadren soles al marc i es poden substituir després de publicar. Si algú del comitè vol unes còpies en paper per als ponents, la combinació sensata és enllaç per a tothom i unes poques impressions per a qui les vulgui guardar.

Si la invitació obre bé i diu la veritat, ja has fet mitja acreditació abans que comenci la primera ponència.

Canviar la sala l'endemà sense reenviar cap enllaç

La invitació es pot editar després d'enviar-la i l'enllaç continua sent el mateix. Si la sala canvia de planta, si una taula rodona passa a les dotze o si el sopar es mou a un altre restaurant, retoques el text al Joy Studio, comproves la vista prèvia i publiques: l'invitat veu la versió vigent. No cal reimprimir credencials ni tornar a escriure al comitè. Prova la portada en mode prova amb el nom del congrés, mira com queda amb una foto de l'auditori i publica quan el comitè doni el vistiplau.