Invitació digital per a un congrés híbrid: un sol enllaç

Són les nou del matí i tens dues llistes obertes: la del formulari de la web i la del correu on vas enviar l'enllaç del streaming. A la primera hi ha 84 persones, a la segona 61, i set noms surten a totes dues. Falta mitja hora per obrir portes i encara no saps quantes cadires necessites. Amb una invitació digital per a congrés híbrid tancaries les dues llistes en una de sola.

No cal demanar pressupost ni esperar que ningú et munti res: tries un disseny del catàleg, escrius la seu, l'hora i la sala plenària, i ho publiques avui mateix. El mateix enllaç serveix per a qui ve a la sala i per a qui segueix el congrés en remot.

Invitació digital per a congrés híbrid: el doble registre comença aquí

Quan el formulari d'inscripció i l'enllaç del streaming arriben en dos correus diferents, l'assistent s'apunta dues vegades: una per reservar cadira i una altra per rebre el link de la plataforma. Un cartell amb QR a la porta de la sala i un correu a part amb l'accés remot són dues portes diferents; una invitació digital és una sola porta amb una sola llista. I el final ja el coneixes: a la llista hi acaben els mateixos noms escrits de dues maneres, amb empresa i sense, amb accent i sense, i ningú no sap quants assistents reals tens.

• Un sol enllaç que obre igual al portàtil de l'oficina i al mòbil del tren: sense instal·lar cap app, sense registre previ, només el navegador.
• Data, hora i lloc en camps separats, per poder escriure el recinte i la sala plenària sense que la vista prèvia es trenqui quan canvia la ciutat.
• Una pregunta de confirmació clara dins del mateix formulari -«sala o streaming?»- per separar qui esperes a la porta de qui segueix el congrés en remot.
• Dues o tres fotos pròpies -la façana del recinte, la sala, l'equip organitzador- que s'encuadren soles al marc i es poden canviar quan el recinte canviï la moqueta.

Què ha de portar una invitació digital de congrés híbrid

Ha de funcionar en qualsevol pantalla i sense barreres. Si algú ha de descarregar una app per veure a quina hora comença la ponència, ja has perdut aquell registre. La invitació és una pàgina web pròpia de l'esdeveniment: es comparteix amb un enllaç, un QR o un missatge, i l'invitat respon des del mòbil.

El formulari de confirmació el configureu tu i el teu equip: pots preguntar si vindran a la sala o seguiran el streaming, i demanar el nom i l'empresa. Les respostes arriben dins de la mateixa invitació, en una llista ordenada, no en un fil de missatges amb captures de pantalla. Qui confirma a última hora apareix en aquesta llista i el canvi es veu al moment.

Una sola porta, una sola llista: el mateix enllaç per a la sala i per al streaming.

Les invitacions digitals per a congressos i events corporatius: el programa canvia, l'enllaç no

Moure la ponència clau de les 10:00 a les 11:30 o canviar el nom del moderador no obliga a reenviar res: qui obri el mateix enllaç veu la versió actualitzada. Si el streaming es trasllada a una altra plataforma, edites aquell camp i els convidats hi llegeixen la dada nova, sense correu massiu ni sobre urgent. I qui s'apunta tard no necessita una segona tirada: el canvi es publica amb un botó.

Quant costa una invitació digital per a un congrés híbrid

29,99 EUR per invitació, en pagament únic i sense subscripció. Un congrés, una invitació i els canvis d'última hora inclosos al mateix enllaç, amb els textos també configurats en alemany i anglès per als assistents internacionals. Prova el disseny gratis amb la teva seu i la teva sala a la vista, i publica amb un botó quan ho tinguis clar: qui arribi després trobarà la mateixa invitació, no una versió antiga.