Invitació digital per a un congrés de 500: el cost real

Falten deu dies per al congrés i el comitè et demana quant costa una invitació digital per a un congrés de 500 assistents. Tens tres fulls oberts: un amb el pressupost de la impremta, un amb el disseny de la targeta i el grup de WhatsApp on la gent va confirmant com pot. I encara no has comptat les hores de tornar a imprimir quan canviï l'hora de la cloenda. Amb una invitació digital això no passa: tries un disseny del catàleg, el personalitzes amb els teus textos i les teves fotos i el publiques avui mateix amb un enllaç.

Aquí tens el desglossament del que pagues de veritat, partida per partida, i també el que aquesta solució no et resoldrà.

Què compres amb una invitació digital per a un congrés de 500 assistents

No compres un PDF ni un fitxer adjunt. Compres una pàgina web del congrés que s'obre en qualsevol navegador, sense que ningú s'hagi d'instal·lar res al mòbil. Es reparteix amb un enllaç, amb un QR imprès a la carpeta del delegat o amb un missatge al grup d'assistents: tres portes d'entrada i una sola destinació.

• Una pàgina web de l'esdeveniment amb enllaç i QR, sense cap app per instal·lar.
• Pagament únic de 29,99 EUR: ni subscripció ni cost per convidat.
• Fins a 6 fotos pròpies i textos editables, amb comptador de caràcters per no passar-te.
• Les confirmacions arriben dins de la mateixa invitació, en una llista ordenada.

Invitacions digitals de congrés: quant costa el pressupost sense paper

El paper, la impressió, els sobres i la missatgeria desapareixen de la factura. No hi ha caixes de targetes que arriben tard a la seu ni reenviaments d'última hora a mig llistat. Un canvi d'hora o de sala es corregeix a l'editor i l'enllaç segueix sent el mateix per a tothom.

El programa d'un congrés es mou fins a 48 hores abans. Cada reimpressió que t'estalvies és una línia menys al full de producció i una trucada menys aquell dia. I com que el preu no escala amb el nombre d'invitats, tanques el pressupost abans de la primera reunió amb el comitè.

Per a 500 acreditacions, la comparació honesta no és amb una altra web: és amb el paquet d'impremta.

Què passa si canvies la sala dues hores abans

Actualitzes el mapa, el codi de vestimenta o la frase de benvinguda i qui obri l'enllaç aquell matí veu la versió nova. Ningú no ha de reenviar res. Les confirmacions queden dins de la invitació, en una llista ordenada, i pots configurar les preguntes del formulari: s'ha acabat anar comptant respostes soltes en tres fils diferents.

Té límits i val la pena dir-los: és 100% digital i no imprimeix res, i els convidats necessiten un mòbil, una tauleta o un ordinador amb connexió. Si la seu té mala cobertura, posa un QR també a la carpeta física. La combinació sensata és un enllaç per als 500 i unes poques còpies en paper per al comitè i els ponents. Tampoc no gestiona taules, aforament ni escaneig d'entrades.

Si estàs tancant el pressupost d'un congrés de 500, prova la portada gratis i mira com queda el teu text abans de pagar res. Per 29,99 EUR tens l'enllaç, el QR i les confirmacions al mateix lloc, sense papereria ni reenviaments. I si dubtes entre diverses invitacions digitals per a esdeveniments corporatius, al catàleg les pots filtrar per estil.