Invitació digital per a un congrés de 200 a Berlín

Queden deu dies per al congrés i la sessió de les deu passa de la sala 3 a la sala 1. Amb el paper ja repartit, això vol dir 200 persones amb una targeta que diu una cosa que ja no és certa i algú a recepció explicant-ho vint vegades. Una invitació digital per a un congrés de 200 assistents a Berlín s'obre al navegador, s'edita en un moment i tothom veu la versió bona. La pots crear i enviar avui mateix des del catàleg.

No cal cap app ni cap descàrrega: els assistents obren l'enllaç al mòbil, llegeixen l'agenda i confirmen des d'allà. El que canvia de debò és que hi ha un sol lloc on mirar, i aquell lloc l'actualitzes tu.

Quant costa una invitació digital per a un congrés de 200 assistents a Berlín

29,99 EUR per invitació, pagament únic i sense subscripció. El cost no es multiplica per caps: tant si al final venen 200 persones com si en són 40, pagues el mateix. Si divideixes els 29,99 EUR entre 200 acreditacions, surten uns quinze cèntims per persona. I del pressupost desapareix la reimpressió de targetons, els sobres, els segells i la missatgeria, perquè no hi ha paper per enviar ni sobre per tornar a enviar.

• Comprova que el preu sigui per invitació i no per assistent: 29,99 EUR un sol cop, sense quota mensual.
• Prova el disseny en mode de prova abans de pagar: la portada s'edita gratis i en comprar es desbloquegen totes les escenes.
• Decideix l'idioma del contingut abans de publicar: rètol, data i lloc en alemany, en anglès o en tots dos.
• Pensa les preguntes del formulari de confirmació abans de publicar: l'acreditació i el sopar del dijous, no un formulari genèric.

Canviar la sala 3 no obliga a reenviar 200 missatges

Si el ponent de les deu es cau i la sala passa de la 3 a la 1, edites el text i el mateix enllaç mostra la versió nova. Ningú no rep un segon correu amb «correcció» al davant. L'hora, el lloc, el mapa i la frase de benvinguda es toquen a Joy Studio, l'editor del navegador, amb vista prèvia al moment i sense instal·lar res. Es pot editar després d'enviar: l'enllaç no canvia.

Un sol enllaç es pot enganxar a la web del congrés, a la signatura del correu de l'equip i al xat de l'organització. No circulen 200 fitxers diferents per carpetes de baixades, ni versions antigues guardades al mòbil d'algú.

Un enllaç amb l'última versió. La resta són còpies que algú s'ha guardat.

Les confirmacions arriben a una llista, no a vint xats

Qui ve i qui no es recull dins de la mateixa invitació, en una llista ordenada. No cal buscar el «sí, vinc» de fa tres setmanes al xat de l'organització. Les preguntes del formulari les configurem tu i jo, no el sistema: si necessites saber qui es queda al sopar del dijous i qui només passarà per l'acreditació, ho preguntes al mateix lloc. Els convidats no instal·len res: obren l'enllaç al navegador del mòbil i responen des d'allà.

Invitacions digitals per a congressos: alemany, anglès i sis fotos

El contingut es pot configurar per idioma dins del mateix enllaç: l'equip local llegeix el rètol, la data i el lloc en alemany, i els ponents internacionals ho tenen en anglès. La web està disponible en set idiomes, també en alemany, cosa que ajuda quan qui comparteix la invitació no és qui la llegirà. També pots pujar fins a sis fotos pròpies: la façana de la seu, el plànol de la sala i el retrat del ponent conviuen amb el disseny, s'encuadren soles i es poden substituir més tard sense refer la invitació.

Tria el disseny, prova'l gratis i publica quan l'agenda estigui tancada. Si la sala canvia de lloc dues hores abans, l'enllaç continua sent el mateix i ningú no ha de fer res. El teu congrés de 200 assistents cap en una sola invitació que s'actualitza sola.