Invitació digital: confirmació d'assistència a la gala

Falten dues setmanes per a la gala i el grup de WhatsApp fa dies que serveix per a tot menys per saber qui vindrà. Algú pregunta si és a la sala petita o a la gran, una altra diu que potser vindrà amb la seva germana, i la llista de noms continua en una nota del mòbil que només tu saps on has deixat. Amb una invitació digital això s'acaba: tries un disseny del catàleg, l'edites avui i l'envies avui mateix amb un enllaç, i la confirmació d'assistència en una cena de gala arriba en una sola llista.

El que et complica la vida no és el formulari. És no haver decidit abans com demanaràs les respostes. Amb un mètode clar, una gala de seixanta persones es tanca igual de fàcil que un sopar de vint.

La data límit va abans que el menú

El primer que has de fixar no és l'entrant: és el dia en què tanques la llista. Escriu-lo a la portada, al costat de l'hora del còctel, perquè ningú hagi de baixar fins al final per trobar-lo. Deixa entre deu i catorze dies entre el tancament i la gala: és el marge real per quadrar el catering sense trucades de darrera hora.

• Data límit a la portada, amb dia i hora: «Confirmeu abans de divendres 14».
• Un sol responsable de mirar la llista cada dia. Si la revisen cinc persones, ningú no la revisa de veritat.
• Codi de vestimenta i adreça visibles des del primer moment, no en un racó amagat.
• El xat, per als àudios personals. Les confirmacions, dins la invitació.

Invitació digital o grup de WhatsApp: tria un sol canal

Envia un únic missatge amb l'enllaç i el motiu: «Aquí confirmes la teva assistència a la cena del 14». Cada «tu hi véns?» al xat familiar és una resposta que ja no tens a la llista. Amb les invitacions digitals la resposta queda dins la mateixa invitació, ordenada, i no s'ha de pescar entre stickers i àudios.

Si més endavant canvia l'hora, el lloc o la frase de la portada, edites la invitació i llestos: l'enllaç no es mou i ningú no ha de reenviar res. Només cal que els convidats tinguin un mòbil, una tauleta o un ordinador amb connexió. No hi ha cap aplicació per instal·lar.

No cal que persegueixis ningú: si el formulari viu dins la invitació, la resposta arriba sola i ordenada.

Com demanar la confirmació d'assistència en una cena de gala: què preguntar

Tres camps ben pensats fan més feina que deu. Nom i cognoms, perquè «Marta» pot ser la del despatx o la del gimnàs. Sí o no amb el nombre d'acompanyants: «Sí, som dos» t'estalvia suposicions. I una sola pregunta oberta i curta que doni conversa, per exemple «Quina cançó no pot faltar al ball?». Les preguntes del formulari de confirmació les configurem tu des de l'editor, amb les que necessitis per a aquesta cena concreta.

Per què la invitació digital et deixa la llista feta

Quan les confirmacions arriben dins de la invitació, el dia abans de la gala no has de reconstruir res: obres la llista, comptes places i passes els noms al catering. Sense fulls perduts, sense respostes repartides en tres converses. Si la gala ja té data, prova un disseny del catàleg, mira com queda amb la teva foto de portada i decideix. Es paga un sol cop: 29,99 EUR, sense subscripció, i la pots editar fins a l'últim dia.