Invitació digital i check-in QR per a un event corporatiu

Són les 8:45 i davant d'una taula plegable hi ha dues-centes persones esperant que algú trobi el seu cognom en un full imprès. El coll d'ampolla no el crea l'aforament de la sala: el crea la cerca. Per a un event corporatiu amb check-in QR, una invitació digital es pot crear i enviar avui mateix des del catàleg de Send The Joy, amb l'enllaç i el codi a punt per compartir.

L'invitat mitjà ja fa servir codis QR per embarcar, per entrar a un concert o per passar al pàrquing. El que li estranya és que la seva pròpia empresa el faci esperar davant d'un A4 a ple dia. Un codi llegit a la pantalla del mòbil és qüestió de segons; trobar «García, Maria» entre dues-centes línies impreses s'allarga mentre la cua creix.

El check-in amb QR en un event corporatiu comença per la invitació digital

La invitació digital és una pàgina web pròpia de l'event, no un PDF ni una imatge. Es comparteix amb un enllaç, un QR o un missatge, i l'invitat l'obre en qualsevol navegador sense instal·lar cap aplicació. El preu és 29,99 EUR per invitació, amb pagament únic i sense subscripció: no hi ha llicència per assistent ni quota mensual de plataforma.

• Una hora d'obertura clara a la invitació: «portes a les 18:30», mai «a la tarda».
• Un únic enllaç o QR que tothom dugui ja obert al mòbil abans de sortir de casa.
• Un responsable clar d'editar el text si la seu, l'hora o el codi de vestimenta canvien a última hora.
• Un pla B per si falla la connexió: unes poques còpies impreses amb el mateix QR, fetes per tu, per a qui no tingui el mòbil a mà.

Les confirmacions arriben en una llista, no per WhatsApp

Les respostes apareixen dins la mateixa invitació, en una llista ordenada, en comptes d'estar repartides entre tres xats de WhatsApp i un correu del departament de màrqueting. El formulari de confirmació és configurable: si necessites saber qui ve al còctel i qui només ve a la ponència, aquesta pregunta es defineix a la mateixa invitació.

Amb tot en un sol lloc, l'equip de recepció consulta la mateixa llista des de qualsevol mòbil, en comptes de reconstruir-la a mà el mateix matí de l'event.

El que estalvia la cua no és el codi: és que les confirmacions estiguin en una llista i no en cinc converses.

Si l'hora canvia, l'enllaç continua sent el mateix

Si el càtering mou el sopar de les 19:00 a les 20:00, s'edita a Joy Studio i l'enllaç no canvia: ningú no rep un segon correu ni un avís duplicat. El mapa, el codi de vestimenta o la frase de benvinguda s'actualitzen sense reimprimir targetes ni tornar a enviar sobres.

Com es munta la invitació, per dins

L'editor funciona al navegador, sense instal·lar res. Els textos tenen un camp per dada i contador de caràcters, la vista prèvia es veu al moment i hi pots posar fins a 6 fotos pròpies: tries quina fa de portada i pots substituir qualsevol foto després. També hi pots afegir música i les preguntes de confirmació que et calguin. La web està en 7 idiomes i el contingut es pot configurar per idioma, cosa útil quan venen equips de diverses oficines.

Si el teu proper event corporatiu tindrà dues-centes persones arribant alhora, la decisió ja no és si fas servir un QR, sinó d'on surt aquest QR. Una invitació digital de Send The Joy (29,99 EUR, pagament únic) et dona la pàgina, l'enllaç, el codi i les confirmacions en un mateix lloc. Tria un disseny, prova'l gratis editant la portada i publica la invitació abans de la propera reunió d'equip.