Invitació digital per a la carta de visat de congrés

Tens el congrés a Ginebra d'aquí a tres setmanes. Vol comprat, hotel reservat, resum de la ponència enviat al comitè. I el consolat et demana una carta d'invitació per a visat de congrés que encara no existeix. Amb una Invitació digital del catàleg de Send The Joy pots publicar avui mateix la pàgina de l'esdeveniment i fer-la arribar als assistents amb un enllaç o un QR, sense que ningú s'hagi d'instal·lar res. La carta signada per al consolat la continuaràs necessitant; la resta de l'organització la resols en una tarda.

Aquesta carta no la llegeix un amic. La llegeix una persona amb un formulari a la mà i dos minuts per decidir si et creu. Si una dada no quadra amb el passaport o amb el vol, et tornen l'expedient i perds una setmana.

Invitació digital per a visat de congrés: l'enllaç que no es perd

Una carta d'invitació per a visat es llegeix com un formulari: nom complet, número de passaport, càrrec i dates exactes. Si el passaport diu «Müller» i la carta diu «Mueller», et poden demanar una correcció. Si l'invitat és ponent, afegeix-hi el títol de la ponència, el número de sessió i el nom del comitè organitzador: un correu genèric que diu «us esperem» no val com a prova del congrés. La Invitació digital no substitueix la carta signada quan el consolat la demana, però manté l'enllaç de l'esdeveniment viu: si canvia la seu, l'assistent veu la direcció nova sense que hagis de reenviar res.

• Membrete de l'organitzador: nom legal, adreça, telèfon i correu. Si el congrés és a Ginebra, la carta ha de dir la seu completa i el país.
• Dades de l'invitat: nom i cognoms com al passaport, data de naixement, nacionalitat i número de passaport.
• Dades del congrés: nom oficial, dates d'inici i fi, ciutat i adreça del recinte.
• Si el visat cobreix dies extra, indica les dates previstes d'arribada i de sortida.

Plantilla de carta d'invitació per a visat: les dades que no es negocien

La plantilla és curta: membrete, data, assumpte i cinc blocs de dades. El que fa que una carta funcioni no és el to solemne, és que cada dada es pugui comprovar en dos minuts.

Qui signa ha de ser una persona amb nom, càrrec, telèfon i correu directes. Un formulari de contacte sense responsable al darrere no ajuda ningú a verificar la invitació. I les dates han de quadrar amb el vol i amb l'hotel: si la carta diu del 10 al 14 de maig i el vol arriba el 9, el consolat veu una incoherència i et demana explicacions.

Una carta de visat no convenç amb adjectius: convenç quan cada dada es pot comprovar.

L'error que deixa el ponent a l'aeroport

Els errors que més retards provoquen són avorrits. Dates que no encaixen. Cap contacte directe de l'organitzador. I un PDF escanejat tan fosc que no es pot llegir. Cap dels tres té a veure amb l'estil de la carta; tots tres tenen a veure amb dades que algú altre ha de poder comprovar.

Com redactar la carta en vint minuts

Obre un document amb membrete i escriu l'assumpte: «Carta d'invitació per a visat de congrés — [nom de l'assistent]». Frases curtes, un bloc per dada, i els mateixos noms i dates que al passaport i al formulari de visat. Llegeix-la en veu alta: si una frase no respon a qui, què, quan, on i qui paga, esborra-la.

Si organitzes un congrés, prepara la carta per al consolat i acompanya l'esdeveniment amb una invitació digital que s'actualitza sola: canvies hora, sala o codi de vestimenta i el mateix enllaç mostra la versió nova. Al catàleg de Send The Joy pots provar el disseny gratis i publicar la invitació per 29,99 EUR, amb un pagament únic i sense subscripcions.