Invitació digital o PDF per a l'aniversari de l'empresa

Falten tres setmanes per al 25è aniversari de l'empresa i algú del comitè pregunta quants hi venen. Tens un PDF adjunt al correu intern, enviat fa deu dies, i cap manera de saber qui vindrà. Algú l'haurà obert, algú l'haurà desat a la carpeta de descàrregues i uns quants hauran dit que sí en una conversa de passadís. Amb una invitació digital tens una pàgina web pròpia de l'acte amb el formulari de confirmació a dins, i la pots crear i enviar avui mateix triant un disseny del catàleg.

La diferència no és d'estètica, és d'informació. Un document no distingeix entre «ho he llegit» i «hi aniré», i a la taula del càtering un sí i un silenci ocupen el mateix espai fins que algú agafa el telèfon i truca per preguntar.

Invitació digital o PDF per a l'aniversari de l'empresa: què confirma abans

Un PDF adjunt al correu intern acaba a la carpeta de descàrregues. Una setmana després, ningú no recorda si va confirmar o si només el va obrir. I per saber quants venen, algú de comunicació acaba escrivint un a un per WhatsApp la vigília de l'acte. Amb una invitació digital, el formulari de confirmació és dins la mateixa pàgina i les respostes arriben en una llista ordenada.

• El PDF no distingeix entre «ho he llegit» i «hi aniré»: a la taula del càtering, un sí i un silenci ocupen el mateix lloc.
• Les confirmacions arriben dins la mateixa invitació, en una llista ordenada, i les preguntes del formulari es poden configurar.
• Amb el número a la mà es parla abans amb el proveïdor: quantes copes al brindis, quantes cadires a la sala, quantes taules al sopar.
• Ningú no ha de córrer darrere les respostes per WhatsApp: la llista viu en un sol lloc i es consulta quan el comitè ho demani.

La marca de l'empresa es veu abans del brindis

La invitació digital és una pàgina web pròpia de l'acte, amb la paleta, el rètol i les fotos de l'empresa. No és un full gris amb el logotip enganxat a dalt. S'obre des del navegador del mòbil sense instal·lar cap aplicació: l'enllaç o el codi QR circulen pel correu o pel grup intern de l'equip.

Hi pots pujar fins a 6 fotos teves, la de portada i les decoratives, i s'encaixen soles dins el marc: la foto de l'equip de l'any passat o la del darrer aniversari. Els textos es canvien des del Joy Studio, amb un camp per dada, comptador de caràcters i vista prèvia al moment, sense instal·lar res.

Un full de paper et diu a quina hora comença. Una invitació digital et diu qui hi serà.

Canviar l'hora del còctel no ha de costar cap reimpressió

Si el còctel passa de les 19:00 a les 19:30 o canvia de sala, s'edita la invitació i l'enllaç segueix sent el mateix: els convidats veuen la versió actualitzada, sense reenviar sobres ni tornar a passar el disseny per impremta. El mapa de l'aparcament, el codi de vestimenta o la frase del director general s'ajusten des de l'editor del navegador. I si el comitè vol una còpia per al marc o per a l'acta, la combinació sensata és enllaç per a tothom i unes quantes còpies impreses. Si l'aniversari és aquest any, decideix ara el format: una invitació digital val 29,99 EUR, és un pagament únic i sense subscripció, i la pots provar gratis abans de pagar i publicar-la quan el comitè doni el vistiplau.