Invitació digital: alternatives al PDF corporatiu

Dimarts a la tarda canvies el sopar d'empresa de les 20:00 a les 19:30. El fitxer que continua circulant per WhatsApp diu 20:00 i ningú no torna a obrir l'adjunt per comprovar-ho. Amb una invitació digital això no passa: edites l'hora i l'enllaç que ja has enviat mostra la versió bona. Si tens un acte corporatiu a la vista, pots crear i enviar la teva invitació avui mateix des del catàleg; aquí comparem les alternatives al PDF que hi ha sobre la taula.

El problema no és el disseny del document, és com viatja. Un fitxer adjunt no s'actualitza ni recull respostes. Mirem què fas servir avui, què falla i per què les invitacions digitals aguanten millor un canvi d'última hora.

El PDF es queda vell en una setmana

El document surt bé el primer dia. Al cap de set dies hi ha tres versions del mateix sopar, cadascuna amb un nom de fitxer diferent: sopar-empresa-final, sopar-empresa-final-2, sopar-empresa-bona. La direcció en té una, recursos humans una altra i el càtering una tercera amb la sala canviada.

• El fitxer pesa 12 MB perquè porta el mapa incrustat, el correu corporatiu el bloqueja i algú acaba enviant una captura de pantalla retallada.
• Canvies el lloc i has de reenviar l'adjunt bo amb un correu que diu "ignoreu l'anterior".
• Les respostes arriben soltes, en missatges amb un "hi seré" que després algú passa a mà a un full de càlcul.
• Qui l'obre al mòbil fa zoom per llegir l'adreça, i el nom de l'empresa queda tallat a la pantalla.

Quatre alternatives al PDF corporatiu, amb els límits de cadascuna

El PDF per correu es fa en deu minuts i no necessita res. El problema és el que ve després: les confirmacions queden escampades en correus i algú les ha de comptar. La imatge vertical per WhatsApp encara és pitjor: es veu de seguida al mòbil, però es reenvia sense context, es comprimeix i sovint acaba sense el nom de l'acte ni l'adreça.

Un formulari de registre extern recull les assistències, però el convidat aterrissa en una pantalla genèrica que no s'assembla al que acaba de veure al correu. I la quarta opció no és un fitxer: és una pàgina pròpia de l'esdeveniment que s'obre al navegador. Això és una invitació digital. Si et preguntes com crear invitacions digitals per a un acte d'empresa, el camí és curt: tries un disseny del catàleg, el personalitzes i el publiques amb un botó.

Un enllaç que s'actualitza val més que un adjunt que ningú no torna a obrir.

Invitació digital davant del PDF: què canvia a última hora

Canviar l'hora, la sala o el codi de vestimenta no obliga a reenviar res: edites i l'enllaç és el mateix. Les confirmacions arriben en una llista ordenada dins la invitació, amb les preguntes que hagis configurat, i els convidats no instal·len cap app: obren l'enllaç al navegador del mòbil i responen. Si el nom de l'acte, la data i el lloc es llegeixen sense fer zoom, ja has guanyat mitja feina. Per al cap o el proveïdor que ho arxivarà en una carpeta, imprimeix cinc còpies i llestos; la resta de la llista, per enllaç. Tria el disseny que t'agradi, mira com queda amb les teves fotos i publica'l quan ho tinguis clar.