Invitació digital: alternativa a Microsoft Teams

Dimarts a les set del vespre. Has de tancar la llista del sopar d'empresa i algú t'escriu per Teams que vindrà. No diu si ve amb parella. Un altre va respondre «ok» en un fil de fa dues setmanes i encara no saps si aquell «ok» volia dir que sí. Si estàs mirant alternatives a Microsoft Teams per enviar les invitacions de l'esdeveniment, el problema no és la reunió: és la llista de qui hi seu. Amb una invitació digital del catàleg pots tenir-la feta i enviada avui mateix.

Teams va bé per parlar del sopar. Per saber quants coberts posar, necessites una pàgina on cada persona confirmi si ve i amb qui, i on totes les respostes quedin juntes.

Alternatives a Microsoft Teams per a un sopar d'empresa

En una trucada de Teams saps quantes finestres hi ha obertes, no quants coberts has de demanar. El convidat de fora entra amb un enllaç que caduca, passa per la sala d'espera i apareix a la llista com a «Convidat 3». Al final, el «sí» del company que ve amb la seva parella es queda entre missatges fixats, i el dia abans algú ha de contar a mà.

• Un «sí» al xat no aclareix si la persona ve sola o amb acompanyant.
• El convidat extern entra amb un enllaç que caduca i surt a la llista com a «Convidat 3».
• Les respostes queden repartides entre el xat, un correu i tres missatges de WhatsApp: ningú no té una sola llista amb els noms.
• Si canvia l'hora o el restaurant, has de repetir el missatge a vuitanta persones.

Què ha de tenir una invitació digital per a esdeveniments corporatius

Abans de canviar d'eina, quatre preguntes. El convidat ha de crear un compte o instal·lar alguna cosa? On cau la confirmació quan arriba? Pots canviar l'hora sense tornar a enviar res? Pagues una quota cada mes o un sol cop per event? Si la resposta a la primera és sí, mitja llista ho deixa per a més tard, i aquell «més tard» no arriba.

A la invitació digital del catàleg, el convidat obre l'enllaç al mòbil i respon allà mateix, sense instal·lar res. Les confirmacions arriben dins de la mateixa invitació, en una llista ordenada, i les preguntes del formulari es configuren segons què necessitis saber de cada assistent. Si el restaurant canvia, edites el lloc i el mapa: el mateix enllaç mostra la versió nova. I el preu és 29,99 EUR per invitació, pagament únic i sense subscripció.

Teams et diu qui entra a la reunió; la invitació digital et diu qui ve a sopar i amb qui.

Invitació digital o PDF: què passa quan canvia el restaurant

Posa una taula de sis i compara. Un formulari solt recull el nom, però el convidat aterra en una pantalla grisa, sense data ni lloc. Un PDF fa goig el primer dia i és inservible quan el restaurant canvia, perquè el fitxer ja és a la safata de tothom. Una invitació digital és una pàgina web amb enllaç i QR: portada, noms, data, frase i lloc, amb sis fotos com a màxim que s'encuadren soles al marc. Canvies el codi de vestimenta o l'hora i no reenvies res.

Si el teu event ja no cap en un xat de Teams, munta la invitació digital i deixa que cada persona confirmi amb acompanyant des del mòbil. Es publica amb un botó, es comparteix amb un enllaç i s'actualitza sense reenviar res. Al catàleg pots filtrar per estil i provar la portada gratis abans de pagar.