Invitació digital: alternatives a Microsoft Forms

És dimecres a la tarda i algú de l'oficina envia un enllaç de Microsoft Forms al grup: «Confirmeu assistència al sopar de Nadal, si us plau». Dues hores després, el full de càlcul ja té més files que cadires hi haurà al restaurant, i cap manera de saber qui és del comitè de direcció i qui és la companya que ve amb la parella. Si has passat per aquí, ja saps per què busques alternatives a Microsoft Forms per a invitacions d'esdeveniments corporatius. Una invitació digital es pot crear i enviar avui mateix des del catàleg.

El problema no és el formulari en si: és que un formulari no sap res de l'esdeveniment. No té portada, no té nom propi i no distingeix ningú. Aquí tens què dona Microsoft Forms, on topa, i on encaixa una invitació digital de 29,99 EUR.

Microsoft Forms encerta una cosa: és gratis

Crear el formulari et costa cinc minuts i zero euros, i per això la meitat de l'oficina l'ha fet servir per confirmar el sopar de desembre. Les respostes cauen en un full de càlcul ordenat per hora d'enviament, mentre l'invitat veu una pantalla blanca amb caselles i sense ni el nom de l'event a dalt.

• El camp «nombre d'assistents» accepta un 7 sense protestar. Després ningú comprova, un per un, si aquestes set persones existeixen.
• El director general i el tècnic de so marquen exactament la mateixa casella. Separar-los és feina manual al full de càlcul.
• La data, el lloc i el codi de vestimenta viuen fora del formulari: en un correu a part o en un PDF que la meitat de la llista no obre.
• Si canvia l'hora, has de tornar a enviar l'enllaç i esperar que tothom el torni a obrir.

Alternatives a Microsoft Forms per a invitacions digitals d'empresa

Typeform o Jotform milloren la tipografia i l'ordre de les preguntes, però l'invitat continua omplint camps, un darrere l'altre, com en una enquesta. I una enquesta no és una invitació: ningú la guarda.

Per a 500 persones amb acreditació a la porta, una plataforma de registre és millor eina. Per a 60 persones assegudes a taula, és un canó per matar una mosca.

Si has de separar el director general del tècnic de so amb un Excel, no et falta un formulari: et falta una invitació que convidi.

Per què una invitació digital resol aquest encàrrec

És una pàgina web pròpia de l'esdeveniment, no un PDF ni una imatge. Es comparteix amb un enllaç, un QR o un missatge, i l'invitat no instal·la cap app: obre l'enllaç al mòbil i respon des d'allà. Les confirmacions arriben dins de la mateixa invitació, en una llista ordenada, i les preguntes de l'RSVP es poden configurar a l'editor del navegador. Hi pots pujar fins a 6 fotos teves, triar quina fa de portada i canviar-la quan vulguis. I si demà es mou l'hora, el lloc o el codi de vestimenta, edites i el mateix enllaç mostra la versió nova.

Si el teu esdeveniment ja té data i llista de noms, no necessites un altre formulari: necessites una invitació digital que s'obre com una web i recull les confirmacions al mateix lloc. Prova la portada gratis, mira com queda amb les teves fotos i publica l'enllaç quan estigui com vols. El disseny el tries tu; la feina de perseguir respostes, te la estalvies.