Invitació digital: alternatives a Microsoft Forms

Tens un sopar d'empresa d'aquí a tres setmanes i algú ha passat un enllaç de Microsoft Forms al grup. La gent confirma, sí, però el que veu és un títol en gris i una columna de preguntes. Amb una invitació digital del catàleg pots crear i enviar avui mateix una pàgina amb el nom de l'empresa, la seu correcta i el RSVP dins la mateixa invitació. Si estàs buscant alternatives a Microsoft Forms per a invitacions digitals d'esdeveniments corporatius, la primera decisió és aquesta: vols respostes o vols una invitació?

Un formulari serveix per recollir dades. Una invitació digital serveix perquè algú obri l'enllaç i vegi on va, a quina hora i què ha de fer. Sembla una diferència petita, però és la que evita que part de l'equip confirmi tard o que el mapa de la seu de Barcelona acabi al xat equivocat.

Microsoft Forms confirma, però no convida

Quan envies un formulari, l'invitat veu una enquesta de feina. No hi ha portada, ni una foto de la sala muntada, ni el nom de l'empresa ben gran. I si el correu del càtering i el missatge del 'al final véns dijous?' es barregen, l'enllaç queda enterrat. Saps qui ha dit que sí, però no tens una pàgina que puguis ensenyar al comitè de direcció amb la data i la seu correctes.

• Camps separats per al nom de l'esdeveniment, la data, el lloc i la frase: canviar la seu no hauria de fer-te duplicar la invitació.
• Un RSVP dins la mateixa pàgina, amb les preguntes que triïs: per exemple, si la persona ve a la ponència, al sopar o a totes dues coses.
• Fins a sis fotos pròpies: la façana de l'edifici, la sala ja muntada i una imatge de l'equip de l'edició anterior.
• Un enllaç que s'obri al mòbil sense instal·lar cap app i que segueixi sent el mateix després d'editar-lo.

Què ha de tenir una invitació digital per a esdeveniments corporatius

La invitació digital no és un PDF penjat en un correu. És una pàgina web pròpia de l'esdeveniment, amb escenes encadenades que es poden personalitzar amb textos i fotos. Al catàleg tries un disseny, el pots provar gratis abans de comprar i, quan el publiques, el comparteixes amb un enllaç, un QR o un missatge.

El canvi d'última hora és on guanya terreny. Si demà canvies l'hora, el lloc o el codi de vestimenta, no has de reenviar res: l'enllaç és el mateix i cada invitat veu la versió actualitzada quan l'obre. També pots configurar el contingut en l'idioma de cada oficina i marcar quina foto fa de portada; si una imatge no encaixa, la substitueixes sense tocar el disseny.

Una invitació digital no serveix per acumular respostes: serveix perquè tothom sàpiga on és l'esdeveniment i confirmi sense preguntar-ho tres vegades.

Alternatives a Microsoft Forms: PDF, formulari o invitació digital

Posa les opcions sobre la taula amb el mateix criteri. Un PDF queda bé en pantalla gran, però si canvia l'hora has de reenviar el fitxer i conviure amb dues versions al mateix fil. Microsoft Forms et dona respostes de pressa, però no una portada amb el nom de l'empresa i la sala muntada. Una invitació digital et dona un enllaç i un QR que pots posar a la recepció; si el mapa estava malament, el corregeixes i qui obri l'enllaç ja veu la versió bona. Si el comitè demana paper, combina-ho: enllaç per a tothom i unes poques còpies impreses només per a qui les hagi de guardar. Tria un disseny, prova'l gratis i publica la teva invitació digital per 29,99 EUR, amb pagament únic i sense subscripció. Quan arribi el proper canvi d'hora, el teu enllaç serà el mateix i les confirmacions seguiran en ordre.