Invitació digital per a un aforament en temps real

Queden tres dies per a la jornada que organitzes al Poblenou. Tens 120 confirmacions i el responsable de la sala t'escriu: l'aforament baixa a 90 per una restricció que ha arribat aquest matí. Amb invitacions impreses, això vol dir trucar un per un i esperar que ningú no aparegui amb el paper vell a la mà. Amb una invitació digital, obres l'editor, canvies el text de l'aforament i el mateix enllaç que ja tenen tots els convidats mostra la versió nova. És el control d'aforament en temps real que sí que està a les teves mans: la informació, no el paper. La pots crear i enviar avui mateix des del catàleg.

Una invitació digital és una pàgina web pròpia del teu esdeveniment, no un PDF ni una imatge. Es comparteix amb un enllaç, un QR o un missatge, i els convidats l'obren al navegador del mòbil sense instal·lar cap app. Costen 29,99 EUR per invitació i es paguen un sol cop.

Invitació digital per a un aforament que canvia

Quan l'aforament es mou, el problema no és la xifra: és avisar. Amb paper, cada canvi és una ronda de trucades i un sobre que ja no serveix. Amb una invitació digital, editar després d'enviar no obliga a tornar a enviar res: l'hora, el lloc, el mapa, el codi de vestimenta o una frase es veuen actualitzats a l'enllaç que ja circula entre els teus convidats.

• L'aforament baixa de 120 a 90 l'endemà d'enviar-ho tot: el convidat obre el mateix enllaç i hi troba la xifra nova.
• Canvies el sopar de les 20:00 a les 19:30 i ningú no ha de buscar un correu de correcció.
• El lloc canvia de sala i el mapa ja assenyala l'adreça bona.
• No reimprimeixes res ni tornes a enviar sobres.

Invitacions digitals enfront d'un PDF adjunt

Un PDF adjunt en un correu es queda vell en el moment que toques una dada. El convidat el guarda, l'obre el dia de l'acte i allà hi ha l'hora antiga. Amb una imatge enviada per missatge passa exactament el mateix: la primera versió és la que es queda.

Una invitació digital és una pàgina web, i l'enllaç no canvia mai. Sempre mostra l'última versió, i si els teus convidats parlen llengües diferents, el contingut es pot configurar per idioma: català, castellà, anglès, francès, italià, portuguès o alemany. Cadascú ho llegeix en la seva i ningú no ha de traduir res a mà. I si algú vol una còpia en paper, la combinació sensata és enllaç per a tothom i unes quantes impressions per a qui les guardarà.

Si l'aforament canvia, la invitació canvia amb ell. El paper, no.

RSVP a la mateixa invitació: qui ve, sense perseguir ningú

Les confirmacions arriben dins de la mateixa invitació, en una llista ordenada, i pots configurar les preguntes del formulari: si confirma assistència i quants vindran, per exemple. Res de perseguir respostes per WhatsApp. I una cosa que ha de quedar clara: la invitació informa de l'aforament, però no escaneja entrades ni controla l'accés a la sala; per a això cal una altra eina. Si el teu esdeveniment corporatiu pot canviar d'aforament o d'horari a última hora, una invitació digital manté tothom al dia amb un sol enllaç. Tria un disseny, personalitza'l i publica'l quan vulguis.