Invitació digital: 5 errors de ponents que buiden la sala

El ponent confirma l'hora a les nou del matí. La invitació digital encara diu les deu. I el full enganxat a la porta, imprès la setmana abans, també. El mateix acte, tres hores diferents segons on miris. La majoria dels errors en la invitació digital d'un esdeveniment corporatiu amb ponents no surten del disseny: surten de no haver decidit qui mana quan hi ha un canvi. Al catàleg de Send The Joy trobes dissenys i pots tenir la teva a punt per enviar avui mateix.

Una invitació no és un pòster. És l'última cosa que el ponent i l'assistent miren abans de sortir de casa, i ha de dir el mateix a tothom. Aquests són els errors que buiden la sala i com es tanquen abans de passar l'enllaç.

Errors en les invitacions digitals d'un esdeveniment corporatiu amb ponents

N'hi ha tres que es repeteixen a gairebé tots els actes. No fan soroll el dia que els comets; el fan el dia de l'acte, quan ja no hi ets a temps de res.

• La mateixa hora escrita de tres maneres: el cartell de la porta diu les 10.00, el ponent ha confirmat les 9.00 i l'arxiu que circula per WhatsApp encara diu les 10.00. Si la sala obre a les 9.30, la primera fila s'omple de gent dreta preguntant si s'ha endarrerit l'acte.
• Un ponent amb tres càrrecs: 'Directora d'Operacions' a la portada, 'Head of Ops' al programa i cap càrrec al botó de registre. L'assistent no sap si és la mateixa persona, i el cartell de la taula ho delata just a l'entrada.
• El RSVP repartit en cinc fils de WhatsApp, amb algú comptant caps a mà la nit abans i sense saber quantes cadires posar a la sala petita. Al final es munta la sala gran per a trenta persones i queda mig buida a la foto.
• La seu amb l'adreça postal i prou, sense mapa ni cap referència que es reconegui arribant-hi, com ara 'l'edifici del costat del pàrquing'.

Per què una invitació digital aguanta el canvi d'última hora

Aquí està la diferència entre enviar un fitxer i enviar una pàgina. Amb una invitació digital fas el canvi a l'editor i l'enllaç continua sent el mateix: qui l'obri avui veu l'hora nova sense rebre cap altre missatge. Canviar hora, seu, mapa o codi de vestimenta no obliga a reenviar ni a reimprimir res.

Els convidats no instal·len cap aplicació. Obren l'enllaç al navegador del mòbil i confirmen allà, i les respostes queden en una llista ordenada dins la mateixa invitació. Les preguntes del formulari les configures tu. Si cau un ponent i n'entra un altre, canvies nom i càrrec i l'enllaç que ja circula mostra la versió bona.

Si has de reenviar un fitxer cada vegada que canvia una hora, el problema no és el canvi: és el fitxer.

Com crear invitacions digitals d'un esdeveniment corporatiu amb ponents

Amb la invitació digital de Send The Joy tens una sola pàgina per a tothom, es pot editar després d'enviar-la i les confirmacions arriben ordenades al mateix lloc. Es prova gratis al Joy Studio: en mode de prova edites la portada sense pagar i veus exactament el que veurà l'invitat. Quan la dones per bona, es paga un sol cop, 29,99 EUR, sense subscripció. Si l'endemà el ponent canvia d'hora, el mateix enllaç ja ho diu.