Invitació de congrés corporatiu: el RSVP abans que l'Excel

Falten tres setmanes per al congrés i el full de càlcul ja té 300 files. Saps exactament a qui has enviat la invitació, però no qui vindrà. Entre una cosa i l'altra hi ha tota la feina que et queda per fer.

Una invitació de congrés corporatiu no és un PDF que s'obre i es tanca. És una pàgina web amb enllaç propi, que es comparteix amb un enllaç, un QR o un missatge. Els convidats no han d'instal·lar cap aplicació: obren l'enllaç al navegador i responen des del mòbil. I quan algú toca «Confirmar assistència», el seu nom apareix en una llista ordenada dins de la mateixa invitació.

Una invitació de congrés corporatiu pregunta; el full de càlcul no

Abans d'enviar res, decideix què necessites saber de veritat. Si el formulari demana coses que ningú no omplirà, la llista s'omple de forats. El comitè, per exemple, vol saber qui es queda al sopar de cloenda: això es configura com una pregunta del RSVP i la resposta arriba amb el nom al costat, sense obrir cap xat a part.

• Rètol del congrés amb l'any, no només el nom de l'empresa.
• Data, hora d'acreditació i hora d'obertura, separades.
• Seu amb mapa i una línia sobre com arribar-hi en transport públic.
• Codi de vestimenta escrit amb paraules: «business casual» t'estalvia el correu d'última hora preguntant si cal portar americana.

Què ha de portar la invitació abans d'enviar-la

Cada dada al seu camp, sense barrejar-les: rètol («Congrés anual de...»), data, lloc i una frase de benvinguda del comitè que digui en una línia per què us reuniu. La seu amb el mapa i l'hora d'acreditació hi han de ser, perquè a les 8.40 del matí ningú no busca dins d'un PDF: mira l'enllaç que ja té al mòbil.

Personalitzar no vol dir barallar-te amb el disseny. Pots pujar fins a 6 fotos teves —la sala de l'any passat, l'edifici de la seu, el detall del faristol— i s'encaixen soles al marc; tu tries quina fa de portada. El comptador de caràcters t'avisa abans que un nom llarg se surti de l'escena, i la vista prèvia s'actualitza a l'instant, sense recarregar. Si al congrés hi ha delegats de diversos països, el contingut de la invitació es pot configurar per idioma: castellà, anglès, català, francès, italià, portuguès i alemany.

La invitació no serveix per anunciar el congrés: serveix per saber qui hi serà.

El dia abans: canviar-ho tot sense reenviar res

El dia abans sempre balla alguna cosa: una hora que canvia, un mapa que no era el bo, una frase del comitè que cal retocar. Ho edites i l'enllaç continua sent el mateix; ningú no ha de reimprimir res ni rebre un missatge a les onze de la nit. Si al comitè li cal una còpia en paper per a la taula d'acreditació, la solució sensata és combinar-ho: enllaç per a tothom i quatre còpies impreses per a qui les vulgui guardar. Prova la portada gratis amb el rètol real del teu congrés i mira com queda abans de publicar-la. Quan ho facis, la invitació val 29,99 EUR, pagament únic i sense subscripció, i el mateix enllaç continua viu per al canvi d'última hora.